Fortsätt till huvudinnehåll

Trendspaning Office365

Ett bra sätt att sätta sig in i hur Microsoft tänker och vad som prioriteras i deras utveckling av sina molntjänster i Office365 är att kontinuerligt följa deras roadmap och meddelande om nya tjänster, tillägg eller ändringar.  Du finner dem i Microsoft 365 Admin Center eller på Microsofts hemsida.   
För mig som inte är tekniskt kunnig, utan jobbar mer med tjänsternas innehåll och försöker att förstå dess fördelar och koppla dem till våra kunders dagliga verksamhet ser jag just nu en tydlig fokusering hos Microsoft. Framför allt är det utvecklingen av Outlook för web, SharePoints moderna gränssnitt samt Teams. Över hälften av den information som Microsoft just nu publicerar i Admin Center handlar just om dessa tre tjänster.   

Lite bakgrund 
Jag började tidigt att intressera mig för Teams. Till vissa medarbetares förtret, då jag tog med mig hela företaget på en resa där jag kanske inte riktigt hade klart för mig vad slutmålet var. Nu två år senare, så anser jag att jag gjorde rätt, men resan har inte varit smärtfri och alla som jag tvingade med mig har kanske inte alltid uppskattat resmålets krokiga och guppiga väg.  Har vi blivit mer effektiva? Nja... jag kan nog bli överbevisad av ett gäng på kontoret att det i alla fall inte var sämre förr. Men jag sitter på trumfkortet! Det är från här och in i framtiden jag vet att vi har gjort rätt val.  Vi har aldrig haft så låga utvecklingskostnader som nu. Dels för att det inte går att “karateprogrammera” i Teams och det gör att vi håller oss på mattan. Och dels för att Teams huvudsyfte passar oss och våra kunder som handen i handsken. Vi är nämligen experter på kommunikation i grupp hos företag och organisationer som är dokumentintensiva. Och det är här vi verkligen har hittat hem.  

Ett exempel. Vi har levererat tjogvis med projektportaler i SharePoint genom åren. Allt har byggt på att vi har byggt upp samverkansfunktioner runt projektdokumenten och dess processer. Det har resulterat i mycket anpassningar och tilläggsprogrammering.  Nu är det precis tvärtom. All samverkansfunktion finns i Teams och med stöd av SharePoint och ex. Planner har vi på ytterst kort tid och med minimal tidsinsats skapat väl fungerade projektportaler för mindre och större verksamheter. Jag återkommer till Planner senare, då det är nästa funktion som jag anser att Microsoft skulle må bra av att satsa tid och pengar på. Jag är inte så säker på att Microsoft förstår potentialen i den. Men men.. Det blir ett senare blogginlägg.  

Tittar vi närmare på vad som görs med Teams, så handlar det om kommunikationen i och runt möten, integration med andra plattformar så som telefoni och förenklande av samverkan i och utanför sin egen organisation.   Ex, kommer det under våren att börja dyka upp stöd för mötesdeltagaren i kalenderfunktionen (Outlook on the web) som gör att du får förslag på relevant information så som e-postmeddelanden, filer etc. Som bör röra mötes innehåll. Microsoft kallar det för “Meetings Insight” och det är åter igen ett exempel på den AI som Microsoft successivt lyfter in i sina molntjänster.  

En annan tjänst som visar upp hur Microsoft arbetar med AI och som redan finns idag är “My Analytics” som ger användaren feedback på hur effektiv man är i sitt arbete samt ger förbättringsförslag på hur du skall få tillräckligt med lugna stunder och effektiva arbetsperioder för att orka med ditt jobb och din vardag. Följ gärna den för dig själv och dra slutsatser av hur du fungerar i ditt arbete. Både kul, intressant och ibland överraskande. Efter en tillräckligt lång julledighet så fick jag för första gången sedan jag fått rapporten från “My Analytics” godkänt på lugna stunder från Microsoft. Jag har tydligen förbättrat mig😊 Sedan så har jag även fått mig en känga, då det är uppenbart att det inte bara är med kunder och medarbetare jag kommunicerar med dagtid. Även mitt engagemang som ideell ledare i ungdomsidrott verkar ta mycket tid även under dagtid. Skärpning! 

Kaka på kaka eller? 
Men, det var inte AI som skulle vara i fokus, utan just Teams och Outlook. En tanke som slår mig allt oftare är: När kommer Microsoft att slå ihop dessa två tjänster?  För mig börjar de mer och mer överlappa och det gör mig inte mer effektiv i mitt arbete, utan tvärt om.  Jag har ibland svårt att återfinna information i min kommunikation (läs gärna min kollega Olas blogginlägg om kommunikation), då jag behöver leta på fler ställen. I Teams har du samarbetsrum, telefoni, Chat-tjänsten, stöd av SharePoint för fil och publiceringsfunktioner samt en uppsjö av appar som ex. Planner. Vad skall Outlook tillföra undrar jag? Ja visst. Den kommer säkerligen att finnas kvar i en webversion för ex. privatpersoner, men för oss som jobbar med B2B och som mer och mer lever i Teams?  Med min ringa kunskap, så ter det sig naturligt att just Teams är den produkten som går vinnande ur den “striden”. Och inte mig emot! Jag gillar Teams trots att den i nuvarande version har sina brister. Men vem har inte det? 
Så, min trendspaning just nu är att Microsoft fokuserar på Outlook och Teams. Och jag tror att det är för att Teams så småningom tar över och “käkar upp” Outlook och då är vi tillbaka i en vardag där jag har all min kommunikation samlad på ett ställe. Ju förr! Desto bättre!  För just nu är det en aning rörigt för mig.  

Tack! för att ni tog er tid. 

Jonas Hyttring, VD på Axalon 

Kommentarer

Populära inlägg i den här bloggen

Glöm inte slå på de nya Teamsfunktionerna

Semestern är över och vi är tillbaka på jobbet med Teamsmöten och andra trevliga aktiviteter.Det har hänt en hel del i Teams (och fortsätter att hända saker) i samband med semestern.Den största nyheten är att dina möten och samtal kan öppnas i ett eget, separat fönster, skilt från Teams-programmets huvudfönster. Det tillåter dig att lättare växla mellan mötet eller samtalet och dina resurser i Teams. Dessutom får du:Mötes- och samtalskontrollerna i övre kanten av mötes eller samtalsfönstret istället för i nedre delen av det. De kommer att finnas tillgängliga hela tiden (utan att du ska behöva vifta med muspekaren för att få igång dem) och de är inte i vägen för den delade skärmen eller videon som visas."Large gallery view" låter dig se upp till 49 videovisingar av deltagare samtidigt. Detta visningsläge är tillgängligt om mötet har 10 eller fler deltagare som har igång sin videokamera. För att slå på "Large gallery" går du till "Fler alternativ" (…) i möt…

Teams - Värdefulla tips för att hålla bra möten

Bra att tänka på vid Teams-mötenJustera vilka aviseringar som visas under tiden du är inne i ett möte. Förutom att aktivt välja inställningar för dina aviseringar bör du se på funktionen "Focus Assist" i Windows 10.
Sitt ostört och tänk på vad du har i bakgrunden (om du ska ha videokameran igång). Du vet väl att du kan göra bakgrunden suddig både innan och efter du kommit in i mötet (se punkt 4).
Tänk även på att rensa vilka fönster du har öppna på aktuellt skrivbord innan du går in i ett möte (speciellt om du redan innan vet att du ska dela din skärm med övriga deltagare). Det kan synas både pinsamma och konfidentiella saker om du inte tänkt på vilka fönster du har öppna då du delar skärm. För den avancerade användaren finns möjligheten att ha flera skrivbord igång i Windows. Du kan öppna ett nytt skrivbord just för mötet om du vill ha kvar dina arbetsfönster på ditt ordinarie skrivbord öppnade under mötet utan att de visas.
Kontrollera din utrustning innan du startar mötet.…

Digitalisera dina besluts- och ärendenprocesser på mindre än en vecka!

Hantering av styrande dokument, beslut, ärenden, resursbokningar, avtal, mm snabbt och enkelt Nu, om någonsin, är det viktigt för många verksamheter att kunna föra över sina manuella flöden till digitala flöden. Flödensom fungerar då folk arbetar hemifrån, på distans.

Jag upplever att många ännu inte sett och förstått potentialen med SharePoint vad gäller att snabbt och enkelt sätta upp system för digital hantering av besluts-, ärende, gransknings- och avtalsflöden.
Det handlar ofta om att på enkelt sätt se till att: Ett visst flöde följs.Att användarna, vid ett visst flödessteg, inte ska behöva välja vem de skickar dokumentet, ärendet eller förfrågan till, flödet kan ofta sköta detta automatiskt.Att användaren, om de själva ska välja vem som ska granska eller godkänna, bara kan välja mellan relevanta roller eller ett mindre urval av relevanta personer att skicka till.Att det säkerställs att rätt person tar beslutet vid varje steg i flödet.Att varje roll, snabbt och tydligt kan få en …