Teams - Grupprum / Breakout rooms

Grupprum i Teams

Nu har Grupprummen äntligen kommit till Teams. Fördelen med det är att ni enkelt kan dela in er i mindre grupper under ett möte och tillfälligt arbeta i egna grupprum för varje grupp. När grupparbetet är klart kan ni sedan enkelt återgå till huvudmötet. Allt arbete ni dokumenterat i grupprummet är sedan kvar och åtkomligt under resten av mötet och därefter.

Det finns dock ett par förutsättningar för att detta ska fungera:

• Du måste ha aktiverat Teams nya mötesutseendet (hur du gör det kan du se här).
• För att kunna skapa grupprum och agera mötesorganisatör måste du jobba i Teams-klienten, inte i webb-klienten. Du kan dock delta i möten med grupprum via webbklienten.

Om du ska hålla ett möte med flera deltagare där du vill kunna dela upp deltagarna i flera grupper som diskuterar internt, utan att alla i mötet ska behöva vara med under diskussionen (ett grupparbete), så kan du nu skapa grupprum under mötet.

Möjligheten till detta visas under mötet. Det går att förbereda till viss del men inte helt (ännu).

1. Du skapar ett möte.

   (Om du skapar mötet via Outlook och anger att det ska kopplas till ett Teamsmöte kan du nu stänga mötet och spara det som utkast utan att behöva lägga in mötesdeltagare eller skicka inbjudan.
   
   Skapar du mötet via Teams måste du lägga in åtminstone en deltagare och skicka inbjudan för att mötet ska skapas.)
   

2. Du ansluter till mötet.

   (Det spelar egentligen ingen roll när mötet kommer att vara, du kan ansluta till det i förtid. Det kan dock hända att de du bjudit in till mötet får ett meddelande om att du gått in och startat mötet.)
   

3. Du kan konfigurera antalet rum och vad de ska heta i förväg. Du kan dock inte dela ut vilka av de inbjudna deltagarna som ska vara i vilket grupprum förrän deltagarna faktiskt anslutit till mötet.

   Är det inte viktigt för dig att förbereda rummen kan du göra det under mötet.

   Jag har dock inte hittat något sätt (ännu) att delegera detta till någon annan än den som bjudit in till mötet.

Hur hanterar vi då detta med grupprum?

Skapa & förbereda grupprum

Då du anslutit till mötet (som mötesorganisatör) kommer du att ha en ny ikon i det övre verktygsfältet i mötesfönstret:

Klickar du på den ikonen får du upp en dialogruta där du kan ange hur många grupprum du vill ha och hur deltagarna ska läggas till i rummen.

Du kan lägga till upp till 50 grupprum.

Väljer du att deltagarna ska läggas till i rummen Automatiskt så slumpar Teams ut deltagarna med ett så jämt antal deltagare/rum som det är möjligt.

Du som organisatör läggs inte in i något rum. Du får själv ansluta till det rum du för tillfället vill delta i. Det finns även möjlighet för dig att gå in och ut ur de olika rummen för att delta i den diskussion som pågår.

Väljer du att dela ut deltagarna manuellt så får du själv bestämma vilka mötesdeltagare som ska vara i vilket rum. Du behöver inte ha deltagare i alla rum.

Du behöver heller inte öppna alla rum på samma gång. På så vis kan du ha en mötesdynamik som kan se olika ut i olika möten eller i olika moment under ett längre möte. Jag har dock märkt att de övriga rummen blir omöjliga att öppna om du öppnar ett enskilt rum. Gränssnittet slutar visa möjligheten att öppna de andra rummen. Stänger du det öppnade rummet får du tillbaks möjligheten att öppna de andra rummen. I praktiken får du alltså välja mellan att öppna ett enda rum eller alla rum.

Då rummen är skapade ser du dem i grupprumspanelen som du kan öppna och stänga via den nya ikonen på verktygsfältet.

Byta namn på grupprum

Du kan peka just till höger om rumsnamnet på ett rum och få fram en trepunktsknapp som visar vad du kan göra med rummet.

Alternativen ändras beroende på i vilket skede av mötet du är. Men då du just skapat rummen så är det kanske lämpligt att byta namn på rummen till något lämpligare än "Room n" (speciellt om ni vill hitta tillbaks till rumschatten senare i mötet eller efter mötet).

Väljer du "Byt namn på rum" får du upp en liten dialogruta där du kan ange det nya rumsnamnet.

Klicka sedan på "Byt namn på rum"-knappen så har rummet ett nytt namn.

I rummets åtgärdsmeny finns också valet att ta bort rummet. Väljer du det får du en fråga om du är säker på att du vill ta bort rummet.

Klickar du på "Ta bort rum"-knappen i frågedialogen tas rummet bort.

Upptäcker du att du har för få grupprum kan du skapa fler via "Lägg till rum"-knappen

Det nya grupprummet läggs helt enkelt till i rumslistan och du kan sedan byta namn på det och hantera det som vilket annat rum som helst.

Rumsinställningar

Det finns globala inställningar för grupprummen. De är inte många men de kan vara bra att hålla reda på. Du hittar dem till höger om grupprumspanelens rubrik:

Det finns i stort sett bara 2 globala inställningar.

1. Om personer automatiskt ska flyttas till de rum de tilldelats till då de öppnas.
2. Om personer som flyttats till ett öppnat rum själva ska få lämna rummet och gå tillbaks till huvudmötet.

Det första alternativet gör skillnad. Det bestämmer vem som initierar att deltagarna skickas in i grupprummen och när det sker.

Om du behåller att det ska göras automatiskt kommer den mötesansvarige att bestämma när deltagarna flyttas till grupprummet. Det sker automatiskt då grupprummen öppnas.

Väljer du att bocka av detta kommer mötesdeltagarna själva att få välja när de går in i sitt grupprum.

Då grupprummet öppnas får de upp en dialogruta som frågar om de vill gå in i rummet.

Svarar de inte på denna fråga eller anger "Later" så kommer de att ha alternativet att gå in i rummet på sitt verktygsfält "Join room".

Att fördela deltagarna mellan rummen

Detta val är aktuellt om du valt att deltagarna inte ska fördelas på rummen automatiskt eller efter att den automatiska fördelningen gjorts (om du vill omfördela deltagarna). Det kan också vara aktuellt om någon / några kommer sent till mötet och därför inte kommer med i den automatiska fördelningen.

Du kan inte göra detta förrän mötet startat och deltagarna kommit in i mötet. Det är nämligen bara de som faktiskt är med i mötet som kan fördelas mellan rummen, oavsett hur många du bjudit in till mötet.

I grupprumspanelen finns knappen"Tilldela deltagare", klickar du på den får du upp en lista över de som för tillfället deltar i mötet och ännu inte blivit tillagda till ett rum.

Varje deltagare har en bockruta framför sitt namn. Bocka för de deltagare du vill tilldela till ett visst grupprum.

Då du bockat för en eller flera deltagare aktiveras en "Tilldela"-knapp.

Klickar du på "Tilldela"-knappen kommer en lista med dina grupprum fram. Klicka på det rum du vill att de markerade deltagarna ska tilldelas till.

Då deltagarna tilldelats till ett rum kommer de att listas under rummet.

Vill du i efterhand byta vilket rum en deltagare ska vara tilldelad till får du göra det via rummets deltagarlista. Det görs på samma sätt som jag just beskrivit, fast från rumslistan.

Jag har inte hittat hur du kan flytta en deltagare från ett öppnat rum till ett annat rum. Microsoft anger dock att du lätt ska kunna göra det i sin introduktionsvideo, de säger bara inte hur. Gränssnittet tillåter dock bara omfördelning då rummen är stängda.

Att öppna grupprummen

Du kan antingen:

1. Öppna alla rum samtidigt genom knappen "Starta rum..." i Grupprumspanelen
   
   eller så kan du
   
   
2. Öppna ett enskilt rum via valet "Öppna rum" i rummets åtgärdsmeny.

Om deltagarna läggs in i rummen automatiskt får de en liten varning om att det kommer att ske:

Grupprumsmötet fungerar som ett vanligt möte. Om ni chattar under mötet så sparas det i en egen möteschat.

Denna möteschat kommer att finnas kvar efter att grupprummet stängts. I den finns också tillgång till andra resurser ni använt under grupprumsmötet så som Whiteboard, filer eller undersökningar via chattens Teamsflikar.

För deltagarna gäller det att ha viss kunskap om alternativen under gruppmötet.

I deras verktygsfält kommer de att se flera alternativ:

För att de ska komma tillbaka till huvudmötet så ska de använda "Retur"-knappen (om det finns någon).

Väljer de att "Lämna" så gäller det hela mötet, inte bara gruppmötet.

Har de ingen "Retur"-knapp får de vänta tills mötesorganisatören stänger rummen.

Tillkännagivanden - meddelande till alla i alla rum

Valen för mötesorganisatören är lite annorlunda under tiden då rummen är öppnade.

Via de globala valen för grupprummen (panelens rubrik) kan mötesorganisatören välja att göra ett tillkännagivande.

Det kommer då upp en dialogruta där det går att skriva ett meddelande som kommer att skickas till alla som deltar i mötet.

Detta tillkännagivande lagras i den centrala möteschatten och visas för alla även om de är inne i ett gruppmöte.

Mötesorganisatören får ett kvitto på att meddelandet skickats ut till deltagarna.

Deltagarna får meddelandet som en avisering och det lagras i chat-panelen.

Att delta i gruppmötena som organisatör

Mötesorganisatören kan via varje rums alternativmeny ansluta till de olika grupprummens möten.

Väl inne i mötet är organisatören en av de vanliga mötesdeltagarna.

Jag har dock upplevt att organisatören inte alltid kan gå in i ett grupprumsmöte om det finns en deltagare till i huvudmötet. Ett fönster öppnas men blir aldrig klart. Organisatören kommer inte in i grupprumsmötet.

För att återgå till det centrala mötet är det viktigt att organisatören använder "Återgå"-knappen istället för "Avsluta" om den finns.

I vissa lägen finns inte "Återgå"-knappen. Så är det om den globala inställningen "Låt andra gå tillbaka till huvudmötet" inte är förbockat (se avsnittet om "Rumsinställningar" ovan).

I ett företagsmöte rekommenderar jag att ni tar för vana att bocka för detta alternativ.

Om alternativet "Återgå" inte finns får organisatören välja "Avsluta". Detta kommer att avsluta organisatörens deltagande i grupprumsmötet.

Det är viktigt att då veta att huvudmötet är parkerat för organisatören. I detta läge återupptas det inte automatiskt. Organisatören måste själv välja "Återuppta" i det centrala mötesfönstret.

Att avsluta gruppmötena

När gruppaktiviteterna är klara och det är tid att samla alla deltagarna i det centrala mötet igen klickar du på "Stäng rum..."-knappen i Grupprumspanelen.

Glöm inte att du kan göra ett tillkännagivande en stund innan för att förbereda grupperna på att det kommer att ske.

Användarna kommer att få ett meddelande om att rummen kommer att stängas.

Sedan samlas alla i det centrala mötet igen.

Grupprummen kan sedan öppnas igen så många gånger det passar för mötet.

Alla resurser som lagts till grupprummen finns att tillgå efter mötet i mötescattarna. För att hitta detta på ett lätt och tydligt vis kan det vara bra att namnge grupprummen med adekvata namn.

Att tänka på

Microsoft har haft problem med att få till denna funktionalitet. Den är komplex och de måste ta många faktorer i beaktande. Det vi ser nu är fortfarande en förhandsgranskning. Jag utgår ifrån att den kommer att justeras och utökas med tiden.

Du kan läsa mer om detta hos Microsoft här.

Ser man på kommentarerna till detta inlägg så är det främst möjligheten att förbereda rummen och lägga till deltagare i rummen innan mötet som efterfrågas. På andra plats kommer önskan om att kunna delegera skapandet och administrationen av grupprummen till någon/några andra än mötesorganisatören.

Den globala inställningen "Låt andra gå tillbaka till huvudmötet" verkar inte ha någon praktisk betydelse mer än för mötesorganisatören. Detta kan komma att ändras framöver. Det kan vara bra att ha för vana att bocka i det valet.

Om du kommer att ha externa gäster så är det en annan inställning som du bör göra för att slippa irritation eller problem. Det är mötesalternativet för vem som kan gå förbi lobbyn.

Min rekommendation är att du låter alla gå förbi lobbyn.

Eftersom huvudmötet ställs i vänteläge då gruppmötena startas så kommer du att få släppa in alla externa deltagare från lobbyn då ni stänger grupprummen. Om det inte är massor av externa deltagare med i mötet spelar det ju mindre roll men jag kan tänka mig att det kan bli lite jobbigt om en av nyckeldeltagarna är extern och sedan glöms bort sittande i lobbyn under mötet.

Vill du inte låta någon gå förbi lobbyn då mötet startar kan du ställa om inställningen efter att mötet startat.

<<< >>>

Det är bara att testa och köra hårt med Gruppmöten. Dela gärna med er av era upplevelser, tips och varningar i komentarerna.

Ha så kul!

--- --- ---

Ola Lövgren, lösningsutvecklare, Axalon