Fortsätt till huvudinnehåll

Teams - Aviseringar - (Del 1 av 3 om aviseringar i M365)

Att styra aviseringar från Microsoft Teams

Du får en hel del meddelanden från din dator under dagen. Vissa är bra och andra är mer irriterande. Ofta surrar telefonen till samtidigt som det kommer ett meddelande i datorn.

I denna och ett par kommande bloggposter ska vi se på hur du själv kan ställa in aviseringarna från Teams, SharePoint och andra resurser inom Microsft 365.

Vi börjar med att se på aviseringar från Microsoft Teams.


Innehåll


Att se då något ändats eller lags till

Om du har igång Teams och någonting händer i en kanal du följer eller i en konversation du deltar i kommer Teams-ikonen i Windows aktivitetsfält att blinka och visa att något skett. Vad som skett kommer även att noteras i ditt aktivitetsflöde som du ser uppe i vänsterkanten av ditt Teamsfönster. Då något lagts till där kommer ikonen att få en röd prick på sig som visar hur många nya ativiteter det finns inom området (Chatt, Team, kalender osv.).

Den Chatt, eller det Team/den kanal som det skett något nytt i markeras genom att dess namn blir fetstilt.

Detta kommer att fortsätta fungera på samma sätt oavsett aviseringsinställningarna.

Allmäna inställningar

Aviseringsinställningarna styr huruvida ett meddelande ska eller inte ska visas på skärmen (med eller utan ett tillhörande ljud) då något händer.

För att komma till dina aviseringsinställningar i Teams får du gå till de tre punkterna just innan din profilbild i övre högra hörnet av Teamsfönstret. Klicka på dessa och välj "Inställningar" (Settings) i den meny som visas.

Välj sedan "Aviseringar" (Notifications) i inställningarnas vänstermeny.

Här kan du ställa in en hel del kring hur du vill att olika typer av aviseringar ska fungera.

Om du inte har igång Teams och det händer något du vanligtvis får aviseringar om, kan du få ett e-postmeddelande om detta. Du kan ställa in om du vill ha ett sådant meddelande eller ej. Om du vill ha ett sådant meddelande kan du ange hur ofta det ska komma.

Du kan ställa in huruvida du vill att Teams aviseringar ska skötas av Teams eller om de ska bli en del av Windows meddelandesystem. Det handlar om hur du vill att meddelandena ska se ut och om du vill att de ska sparas i Windows meddelandecenter eller ej.

Du kan ange om du vill att en förhandsgranskning av meddelandena ska visas. Du kan även bestämma om det ska spelas upp ett ljud i samband med meddelandet för att yterligare fånga ditt intresse.

För meddelanden från aktiviteter i Teams och kanaler kan du välja att ha en fördefinierad meddelandeprofil eller att anpassa varje enskild inställning genom att välja "Anpassad" (custom).

Väljer du "Anpassat" (custom) och får upp följande val:

De val du kan göra är lite olika beroende på vad det handlar om men oftast får du välja mellan att bli aviserad:

  • Både via en "Banderoll" = ett pop-upp-fönster på skärmen och en notering i aktivitetsfeeden
  • Bara via aktivitetsfeeden
  • Inte alls

Personliga @omnämnanden kan dock inte slås av.

Du kan även ställa in hur du ska aviseras då det sker något i:

En Chatt.

Ett möte.

Du kan även välja att få aviseringar kring ändringar i specifika personers status (om de är tillgängliga, upptagna eller annat).

Du får då välja vem eller vilka du vill följa genom att lägga till och ta bort dem i en lista.

Den sista centrala inställningen låter dig välja om och hur du vill bli meddelad om någon du känner gått med i Teams.

Förutom detta finns det inställningar för varje Teams kanal, Chatt och Chattinlägg.

Kanaleraviseringar

Vill du tysta meddelanden från en specifik kanal får du klicka på ikonen för att göra inställningar för kanalen.

Som du ser kan du ha på eller stänga av kanalmeddelanden. Du kan också välja att anpassa inställningarna för kanalen genom att klicka på "Anpassade" (custom). Då får du lite mer detaljerade val för kanalens meddelanden.

Inställningar för chattar

En chatt kan du tysta genom att välja "Stäng av ljudet" (mute) i inställningarna för chatten.

Du är fortfarande med i chatten men du får inga aviseringar från just den chatten.

Om du är i en kanalchatt, där varje chattmeddelande i sig blir en egen tråd, kan du stänga av aviseringarna från det specifika meddelandet/tråden. Du väljer trepunkts alternativet för chattmeddelandet och klickar på "Inaktivera aviseringar" (Turn off notifications).

---   ---   ---

Nu kan du kanske lite mer om hur du kan styra de meddelanden och aviseringar du får från Teams. I nästa bloggpost i serien ska jag beskriva hur du styr aviseringar och meddelanden som kommer från SharePoint.

---   ---   ---

Ola Lövgren, lösningsutvecklare, Axalon

Kommentarer

Populära inlägg i den här bloggen

Teams - Grupprum / Breakout rooms

Grupprum i Teams Nu har Grupprummen äntligen kommit till Teams. Fördelen med det är att ni enkelt kan dela in er i mindre grupper under ett möte och tillfälligt arbeta i egna grupprum för varje grupp. När grupparbetet är klart kan ni sedan enkelt återgå till huvudmötet. Allt arbete ni dokumenterat i grupprummet är sedan kvar och åtkomligt under resten av mötet och därefter. Det finns dock ett par förutsättningar för att detta ska fungera: Du måste ha aktiverat Teams nya mötesutseendet  ( hur du gör det kan du se här ). För att kunna skapa grupprum och agera mötesorganisatör måste du jobba i Teams-klienten, inte i webb-klienten. Du kan dock delta i möten med grupprum via webbklienten. Om du ska hålla ett möte med flera deltagare där du vill kunna dela upp deltagarna i flera grupper som diskuterar internt, utan att alla i mötet ska behöva vara med under diskussionen (ett grupparbete), så kan du nu skapa grupprum under mötet. Möjligheten till detta visas under mötet. Det går att förb

Glöm inte slå på de nya Teamsfunktionerna

Semestern är över och vi är tillbaka på jobbet med Teamsmöten och andra trevliga aktiviteter. Det har hänt en hel del i Teams (och fortsätter att hända saker) i samband med semestern. Den största nyheten är att dina möten och samtal kan öppnas i ett eget, separat fönster, skilt från Teams-programmets huvudfönster. Det tillåter dig att lättare växla mellan mötet eller samtalet och dina resurser i Teams. Dessutom får du: Mötes- och samtalskontrollerna i övre kanten av mötes eller samtalsfönstret istället för i nedre delen av det. De kommer att finnas tillgängliga hela tiden (utan att du ska behöva vifta med muspekaren för att få igång dem) och de är inte i vägen för den delade skärmen eller videon som visas. "Large gallery view" låter dig se upp till 49 videovisingar av deltagare samtidigt. Detta visningsläge är tillgängligt om mötet har 10 eller fler deltagare som har igång sin videokamera. För att slå på "Large gallery" går du till "Fler alternativ"

Teams - Omröstningar under möten

Att använda Forms för att göra omröstningar under möten Forms har integrerats med Teams så att du kan skapa enkätfrågor i Teams chattar. Det handlar om enstaka flervalsfrågor, inte hela Formsenkäter eller en grupp av sammanhängande frågor. Säg att du har ett mötet gällande ett beslut om en designlösning där du tagit fram tre olika förslag. Du vill att mötesdelytagarna ska kunna rösta på vilket förslag de tycker är bäst. För att ingen ska veta vem som röstat på vad vill du att de som röstar ska vara anonyma. Då Forms integrerats med Teams kan du skapa en enkätfråga för att lösa detta. Du kan skapa frågan (eller frågorna, om du har flera) innan mötet eller under pågående möte. Väljer du att skapa frågan före mötet  kan du välja om du vill lansera den redan innan mötet startat eller först då beslut ska tas om detta under mötet. Det går till och med att skapa frågan efter mötet och låta deltagarna svara på den i efterhand. Frågan kommer att ligga kvar i möteschatten även efter mötet. Hur g