Aviseringar i SharePoint De flesta organisationer vill ha någon form av nyhetskanal för att få ut nyheter till alla eller riktade grupper inom organisationen. SharePoints nyhetsfunktion är en sådan kanal. Hur kan vi hålla oss och andra uppdaterade gällande nyheter från viktiga källor? Om vi skriver en viktig nyhet kan vi då se till att alla inom organisationen blir medvetna om den och lätt ser den? Standard SharePoint online har en funktionalitet som automatiskt skickar en summering av den senaste veckans nyheter: "The SharePoint auto-news digest feature". "The SharePoint auto-news digest feature" ser vilka nyheter som publicerats under den senaste veckan och identifierar de nyheter som: Du har rätt att se Berör dig Du inte har läst. Om några av veckans nyheter finns kvar, sorterar den dem baserat på relevans och gör en sammanfattning av de 10 mest relevanta nyheterna. Denna sammanfattning skickas sedan till dig i ett e-postmeddelande varje vec...

Hitta dokument du & andra senast arbetat med Då vi arbetar med ett dokument kan det vara skönt att lätt hitta tillbaka till det en stund efter att man senast jobbade med det. Jag tänkte se på några av de otaliga sätt vi kan få hjälp av systemet för att hitta de dokument vi senast arbetat med. Ibland kan det också vara smidigt att enkelt kunna hitta dokument som andra arbetat med, Även här kan systemet hjälpa oss. Om du har Microsoft 365 finns det flera olika sätt för dig att snabbt hitta: Det du senast arbetat med: Via Word, Excel och PowerPoint Via Windows utforskare Via Windows sökfunktion Via Teams Via OneDrive Via Office.com eller Edge Via SharePoints globala navigation Via SharePoint-sidan i Office 365 Via webbdelen "Recent documents" Det andra just jobbat med Via personens profil Vilka filer du ser skiljer sig mellan de olika alternativen: Via Word, Excel och PowerPoint samt Windows sök kan du se alla fil...

Integrera ert intranät med Teams Microsoft har en klar ambition att göra Teams till central för det dagliga arbetet. Som del i detta finns möjligheten att integrera organisationens intranät direkt i Teams. Microsoft kallar denna lösning för "Viva Connections". Vi har implementerat detta på Axalon och gillar det. Personligen kollar jag nu intranätets hemsida oftare än jag gjorde innan. Det är också snabbare och enklare att komma till andra sidor på intranätet för Teams är ju alltid öppet då jag jobbar. Det bara finns där enkelt och bra. Du lägger till en App som gör att hela intranätet och den globala navigationen kommer med. Du kan använda intranätet precis som vanligt och får därför en väldigt smidig koppling till det. Du kan även "Poppa ut" intranätet som ett eget fönster om du så önskar. För att göra det högerklickar du på appens knapp och väljer "Utfällbar app" ("pop out ap"). Du kan i princip göra detta med vilket  intranät  eller vilk...

Windows har fram till nu inte haft en standard för eller något smidigt sätt att infoga emojis. I en av de senare uppdateringarna av Windows inkluderades stöd för emojis. Dessa emojis kan infogas i vilket textfält som helst. Dock kan inte alla fält hantera eller spara dem. För att infoga en emoji trycker du och håller inne Windows-tangenten samtidigt som du trycker på punkt. Ett popup-fönster visas där du kan söka och välja en lämplig emoji. Använd emojis i Teams och SharePoint Online Man kan göra mycket för att underlätta och öka tillgängligheten för användarna på en SharePoint site. Snabbmenyn kan kännas tråkig och svåröverskådlig, speciellt om man har läs- och skrivsvårigheter. Själv har jag lite svårt att skumma igenom text för att snabbt hitta vad jag söker. Genom att använda sig av emojis kan man skapa en meny där man snabbt och enkelt hittar det man söker. Exempel på användning i MS Teams Exempel på användning i SharePoint Online

  Nu har vi tittat närmare på funktionen Bookings i Microsoft 365. En tjänst som många kanske bara ser i sina menyer, men väljer att scrolla förbi. Vi på Axalon har testkört funktionen och den kan göra mer nytta än vad många tror.   Vad är Bookings? Bookings är en funktion som finns med i de Microsoft licenser som innefattar Exchange. Det är en tjänst som är sammankopplad med dina medarbetares Outlook. Du når Bookings via startsidan office.com och den omtalade våfflan. (vilket för övrigt är en suverän sida för alla Microsoft 365 användare) eller via Teams.   Bara till för frisörer och däckföretag? Vid en snabb överflygning kan man säga att Bookings är en tjänst att erbjuda andra att boka min, mina kollegors tid för en specifik tjänst eller uppgift.   Ett exempel ser du längre ned i denna text. Där kan du boka in mig för en demo av just Bookings. Det behövs heller inga tekniska kunskaper för att hantera Bookings. Jag är absolut ingen tekniker eller adminis...

Färg, ikoner och knappar i vyer I vårt förra blogginlägg berättade jag om formaterade vyer, vad det är, vad du kan göra med dem och hur du själv kan formatera vyer ( Se bloggposten här ). Här tänker jag ta upp mer om när och varför du bör använda dem. Formaterade vyer är vyer där någon lagt in regler som gör att vissa saker visas på annat sätt än vanligt. Exempel på vad som kan göras: Informationens placering och utseende kan anpassas så den blir lättare att hitta, ta till sig och förstå. Färger kan användas för att visa att ett datum har passerats eller är nära att passeras Specifika ikoner kan användas för att markera en status (gärna tillsammans med en färg) Knappar för viktiga åtgärder kan visas tydligt, med önskad text och passande ikoner & färger. Information som tar plats kan flyttas från att visas direkt i vyn till att visas då användaren pekar med muspekaren på listposten. Skillnaden mellan en oformaterad vy och en tydligt formaterad vy är stor: Oformater...

Formatera för tydlighet & användarvänlighet En av de små revolutionerna som skett i SharePoins bibliotek och listor är möjligheten att formatera kolumner och vyer. Det är en möjlighet som gör informationen tydligare, tillgängligare och som dessutom låter dig bygga in knappar som avsevärt förenklar livet för användarna. Istället för en vanlig, inte så inbjudande och informativ vy: Kan du få en med lite färger, ikoner och till och med funktionsknappar: Informationen blir tydligare, trevligare och arbetet med innehållet i listan eller biblioteket blir effektivare: För mig känns det som en enkel lösning som gör stor skillnad. Vi talar om funktionalitet som tidigare krävde .NET-utvecklare och publicerade lösningar. Nu kan de skapas mycket enklare och snabbare med hjälp av den nya formateringen i bibliotek och listor. Tyvärr upplever jag att kolumn- och vyformateringen är ett av de guldkorn som finns att tillg...

Varje Microsoft 365 tenant har en Root site Det är siten med den kortaste URL:en [Organisation].sharepoint.com . Därför är det snyggt att ha den siten som förstasida för intranätet. Många organistaioner börjar dock med en test av Microsoft 365 och SharePoint online. I samband med den testen används root-siten till lite av varje. Ett intranätsprojekt startas och en proof of concept för intranätets förstasida byggs upp på annan plats än root-siten. Helt plötsligt finns det en uppbyggd och testad förstasida för intranätet på en helt annan plats i strukturen än den faktiska root-siten. Men det gör ju inte så mycket. Det är få användare som bryr sig särskilt mycket om sökvägarna till webbplatserna. Ni kommer ju att lägga upp länkar till på strategiska platser som gör att de kan komma till startsidan utan att bry sig om URLen. Men ibland kan det vara bra att ha startwebbplats för intranätet på "rätt" plats. Om inte annat är det snyggare. Det är lätt att flytta en webbplats från en ...

Central hantering av rättigheter för webbplatser kopplade till en Hubsite i SharePoint En hubsite är en central webbplats i SharePoint som andra webbplatser kan kopplas till. Kopplade webbplatser ärver hubsitens: Navigation Färg och form Sök Hubsiten kan visa samlat innehåll från associerade webbplatser: Nyheter Innehåll som speciellt markerats för detta Händelser Tanken med detta är att få en struktur där flera aspekter i en viss grupp av webbplatser kan få en gemensam styrning och tillgång till gemensamma resurser. En nyhet som är på väg in är att ägarna till en hub ska kunna styra rättigheter som gäller för de webbplatser som är kopplade till hubben. Det handlar om en synkronisering av rättighter. Hubägaren kan sätta rättigheter för enskilda användare, AD-grupper eller Microsoft 365 grupper uppe i hubben. Rättigheterna satta för ett sådant objekt (användare eller grupp) kan sedan synkroniser...