Teams - Värdefulla tips för att hålla bra möten

Bra att tänka på vid Teams-möten

1. Justera vilka aviseringar som visas under tiden du är inne i ett möte.
   • Förutom att aktivt välja inställningar för dina aviseringar bör du se på funktionen "Focus Assist" i Windows 10.
   
   
2. Sitt ostört och tänk på vad du har i bakgrunden (om du ska ha videokameran igång).
   • Du vet väl att du kan göra bakgrunden suddig både innan och efter du kommit in i mötet (se punkt 4).


3. Tänk även på att rensa vilka fönster du har öppna på aktuellt skrivbord innan du går in i ett möte (speciellt om du redan innan vet att du ska dela din skärm med övriga deltagare). Det kan synas både pinsamma och konfidentiella saker om du inte tänkt på vilka fönster du har öppna då du delar skärm.
   • För den avancerade användaren finns möjligheten att ha flera skrivbord igång i Windows. Du kan öppna ett nytt skrivbord just för mötet om du vill ha kvar dina arbetsfönster på ditt ordinarie skrivbord öppnade under mötet utan att de visas.


4. Kontrollera din utrustning innan du startar mötet. Du kan med fördel använda mötesstartdialogen innan du går in i mötet för att vara säker på att du har de inställningar du önskar.
   
   Hela dialogen visar hur du kommer att se ut i bild (om du har videokameran igång).
   

   1 - ställer in om kameran är igång eller ej, 2 - ställer in om bakgrunden ska vara suddig eller ej, 3 - ställer in om mikrofonen är igång eller ej 4 - låter dig se vilka inställningar du har för dina ljud och videoenheter (se bilden till höger). Här kan du även göra ett testsamtal innan mötet.



5. Gärna video men kanske bara i början, som en inledande hälsning.
   När ni sagt hej och alla fått se varandra sparar ni både bandbredd och minskar störningar om videon stängs av under resten av mötet.
   • Naturligtvis beror detta på vem/vilka du har mötet med, vilken typ av möte det är och vad ni ska avhandla men det är bra att tänka på.


6. Använd möjligheten att stänga av mikrofonen men var uppmärksam på ikonen som visar om mikrofonen är på eller av när du ska prata.


7. Tänk på att ljudet i Teams fokuserar på en person i taget så ha gärna samtalsdiciplin, prata ej i munnen på varandra. Mötesdialogen visar vem som "lät" senast då den försöker fokusera på vem det är som talar just nu.


8. Kom ihåg att du kan använda chatten för kommunikation med mötesledaren för att t.ex. begära ordet eller ge tips och kommentarer (håll dock inga separata möten inom mötet i chatten).


9. Då du delar skärm: håll reda på vad du visar och glöm inte bort att du delar din skärm. Detta går tillbaks till punkt 2. Tänk på vilka fönster du har igång redan innan mötet startar.


10. Kom ihåg att du kan spela in ett möte för att se på det senare eller för att se på delar av mötet du inte hinner vara med på.


11. Det är som på bio: ha telefonen avstängd eller ljudlös.

Ett extra tips: Möten tar mycket nätverksresurser så om du kan är det bra att koppla in nätverkssladden så att ett hårt belastat, svajande trådlöst nätverk (WiFi) inte kapar bort de där viktiga meningarna eller sänker ljudkvaliten eller skärmvisningen under mötet.

Var inte rädd för alla möjligheter och inställningar. Möten i Teams är som allt annat; Övning ger färdighet.

Om du vill testa och träna så hör om du och en eller flera kollegor kan hålla ett par övningsmöten. De flesta känner lite osäkerhet och tycker det är skönt att kunna få testa utan press eller krav. De som redan kan vill gärna dela med sig av sina erfarenheter och vara till hjälp och nytta för andra.

Slutligen gäller det lite grann att lägga in dig själv i mötesläge innan du går in i ett möte. Det är ofta slentrian som gör att misstag uppstår efter att du blivit mötesvan och behärskar allt det tekniska. Du får känslan av att det är lungt jag har gjort detta massor av gånger så jag har koll utan att egentligen behöva förbereda mig. Sedan visar det sig att någonting

---   ---   ---

Ola Lövgren, lösningsutvecklare, Axalon