Viktigt att veta om privata kanaler i Teams

Medlemmar kan skapa privata kanaler där inte ens team-ägaren får vara med

En av Teams funktioner är möjligheten att skapa privata kanaler.

Varje Team har ju alltid minst en kanal (Allmän / General). För att dela upp arbetet och informationen hanterad av teamet kan du skapa fler kanaler i teamet.

Kanalerna du skapar kan vara:

1. Standard
2. Privata

Standardkanaler är öppna för alla medlemmar i teamet.
Som standard kan alla medlemmar i teamet skapa standardkanaler. Gäster kan dock inte skapa kanaler. Teamägaren kan dock ändra inställningarna för detta i sitt team.

Privata kanaler är bara öppna för utvalda medlemmar av teamet. Du måste bli inbjuden eller tillagd i den privata kanalen av någon som äger kanalen.

Om du inte är tillagd i den privata kanalen ser du den inte. Inte ens teamägarna kan komma åt en privat kanal de inte är medlem i, inte ens i deras eget team. Kanalen syns inte för andra än kanal-medlemmarna i Teams vanliga navigation. Ägare av teamet kan dock se den i kanallistan i teamets inställningar. Är de inte medlemmar kommer de dock inte åt inehållet i kanalen. De kan heller inte ta över ägarskapet över kanalen.

Som standard kan alla medlemmar i teamet skapa privata kanaler. Gäster kan, som sagt, inte skapa kanaler. Teamägaren kan dock ändra inställningarna för detta i sitt team.

Teamägaren ändrar inställninngarna för skapandet av kanaler i teamet genom att:

1. Klicka på ellipsen (,,,) till höger im teams.namnet i Teams
2. Välj alternativet Hantera team

3. I fönstret som öppnas i Teams väljer du fliken "Inställningar"
4. Öppnar upp "Medlemsbehörigheter" och
5. Väljer om du vill att valet "Tillåt medlemmar att skapa privata kanaler" ska vara aktiverat eller inte.

Som du ser på bilden ovan är det även här du ställer in om gäster ska få skapa kanaler eller inte.

Vi (Axalon) gjordes mevetna om detta då hade en kund dsom reagerade på att det skapats en kanal i ett av kundens team som ägarna inte kom åt. Ofta ses ju ägarna som garanter för att dokument och uppgifter är riktiga och behandlas korrekt i ett team. Krav från GDPR och andra regelverk ska ju beaktas. Inte mindre viktigt är ju principen om att eltt dokument helst bara ska finnas i ett exemplar och att alla som berörs av/ arbetar med dokumentet ska komma åt detta. Om teamsmedlemmar då, medvetet eller omedvetet, skapar privata kanaler som team-ägarna inte kan komma åt blir ju detta en omöjlig eller i vart fall klart försvårad uppgift.

Det går att definiera policys om vilka användare som får eller inte får skapa privata kanaler. Jag får dock intrycket av att dessa policys riktar sig till specifika användare och inte till gruppen "Medlemmar" i alla teams. Det närmaste man kan komma att skjuta ut inställningarna för detta på ett mer automatierat vis är att använda PowerShell.

Läs mer här: https://docs.microsoft.com/en-us/MicrosoftTeams/private-channels-life-cycle-management

Office 365-administratörer kan gå till Teams administration och hantera privata kanaler. Det går att se kanalerna som finns under ett team. Det går även att lägga till eller dra ifrån ägare och medlemmar via administrationen. Det kan dock vara bra för organisationen att ta detta med privata kanaler i beaktande redan vid upprättandet av policys och under utbildningen av Teams-användarna.

För ni har väl en policy? Ni utbildar väl era Teams-användare? Sådant är ju självklart...

Axalon hjälper er gärna med detta om ni skulle behöva sådan hjälp.

---   ---   ---

Ola Lövgren, lösningsutvecklare, Axalon