Fortsätt till huvudinnehåll

Viktigt att veta om privata kanaler i Teams

Medlemmar kan skapa privata kanaler där inte ens team-ägaren får vara med

En av Teams funktioner är möjligheten att skapa privata kanaler.
Varje Team har ju alltid minst en kanal (Allmän / General). För att dela upp arbetet och informationen hanterad av teamet kan du skapa fler kanaler i teamet.

Kanalerna du skapar kan vara:
  1. Standard
  2. Privata

Standardkanaler är öppna för alla medlemmar i teamet.
Som standard kan alla medlemmar i teamet skapa standardkanaler. Gäster kan dock inte skapa kanaler. Teamägaren kan dock ändra inställningarna för detta i sitt team.

Privata kanaler är bara öppna för utvalda medlemmar av teamet. Du måste bli inbjuden eller tillagd i den privata kanalen av någon som äger kanalen.
Om du inte är tillagd i den privata kanalen ser du den inte. Inte ens teamägarna kan komma åt en privat kanal de inte är medlem i, inte ens i deras eget team. Kanalen syns inte för andra än kanal-medlemmarna i Teams vanliga navigation. Ägare av teamet kan dock se den i kanallistan i teamets inställningar. Är de inte medlemmar kommer de dock inte åt inehållet i kanalen. De kan heller inte ta över ägarskapet över kanalen.
Som standard kan alla medlemmar i teamet skapa privata kanaler. Gäster kan, som sagt, inte skapa kanaler. Teamägaren kan dock ändra inställningarna för detta i sitt team.

Teamägaren ändrar inställninngarna för skapandet av kanaler i teamet genom att:
  1. Klicka på ellipsen (,,,) till höger im teams.namnet i Teams
  2. Välj alternativet Hantera team
  1. I fönstret som öppnas i Teams väljer du fliken "Inställningar"
  2. Öppnar upp "Medlemsbehörigheter" och
  3. Väljer om du vill att valet "Tillåt medlemmar att skapa privata kanaler" ska vara aktiverat eller inte.
Som du ser på bilden ovan är det även här du ställer in om gäster ska få skapa kanaler eller inte.

Vi (Axalon) gjordes mevetna om detta då hade en kund dsom reagerade på att det skapats en kanal i ett av kundens team som ägarna inte kom åt. Ofta ses ju ägarna som garanter för att dokument och uppgifter är riktiga och behandlas korrekt i ett team. Krav från GDPR och andra regelverk ska ju beaktas. Inte mindre viktigt är ju principen om att eltt dokument helst bara ska finnas i ett exemplar och att alla som berörs av/ arbetar med dokumentet ska komma åt detta. Om teamsmedlemmar då, medvetet eller omedvetet, skapar privata kanaler som team-ägarna inte kan komma åt blir ju detta en omöjlig eller i vart fall klart försvårad uppgift.

Det går att definiera policys om vilka användare som får eller inte får skapa privata kanaler. Jag får dock intrycket av att dessa policys riktar sig till specifika användare och inte till gruppen "Medlemmar" i alla teams. Det närmaste man kan komma att skjuta ut inställningarna för detta på ett mer automatierat vis är att använda PowerShell.


Office 365-administratörer kan gå till Teams administration och hantera privata kanaler. Det går att se kanalerna som finns under ett team. Det går även att lägga till eller dra ifrån ägare och medlemmar via administrationen. Det kan dock vara bra för organisationen att ta detta med privata kanaler i beaktande redan vid upprättandet av policys och under utbildningen av Teams-användarna.
För ni har väl en policy? Ni utbildar väl era Teams-användare? Sådant är ju självklart...

Axalon hjälper er gärna med detta om ni skulle behöva sådan hjälp.

---   ---   ---

Ola Lövgren, lösningsutvecklare, Axalon

Kommentarer

Populära inlägg i den här bloggen

Trendspaning Office365

Ett bra sätt att sätta sig in i hur Microsoft tänker och vad som prioriteras i deras utveckling av sina molntjänster i Office365 är att kontinuerligt följa deras roadmap och meddelande om nya tjänster, tillägg eller ändringar.  Du finner dem i Microsoft 365 Admin Center eller på Microsofts hemsida.   För mig som inte är tekniskt kunnig, utan jobbar mer med tjänsternas innehåll och försöker att förstå dess fördelar och koppla dem till våra kunders dagliga verksamhet ser jag just nu en tydlig fokusering hos Microsoft. Framför allt är det utvecklingen av Outlook för web, SharePoints moderna gränssnitt samt Teams. Över hälften av den information som Microsoft just nu publicerar i Admin Center handlar just om dessa tre tjänster.  
Lite bakgrund Jag började tidigt att intressera mig för Teams. Till vissa medarbetares förtret,

Profiler i Edge - Bra att använda för fler än bara utvecklare

I nya Edge kan du använda profiler för att hantera dina inloggningarBrukar du använda din arbetsdator för privata ärenden?Är du både användare och administratör för er Office 365 tenant och har två konton för att hålla isär detta?Arbetar du som konsult och har Office 365-konton hos flera kunder? I fall som dessa har du nytta av att använda profilfunktionen i nya Edge.
Profilfunktionen låter dig registrera olika profiler för olika Office 365- eller Microsoft-konton. Varje profil får en egen "version" av Edge. Du kan spara en specifik Edge-ikon på startfältet för varje profil du registrerat i Edge. Själv har jag för närvarande fyra ikoner för mina fyra olika profiler; en för mitt ordinnarie arbetskonto, en för mitt utvecklarkonto som går till min utvecklarprofil på min utvecklar-tenant och två ytterligare som går till kundspacifika konton som jag arbetar mycket med.
Varje profil har sina egna inställningar, detta innebär:
Egna favoriterEgen startsidaEgna tillägg och apparEgen…

Teams - Tänk på VAR du pratar och möts (del 1 av 4)

Det är lätt att hamna fel med sin chatt i TeamsJag har arbetat i Microsofts Live Messenger och Skype under större delen av mitt arbetsliv. Likheten mellan en Skypechatt och ett telefonsamtal är stora. I de allra flesta fall sparar du inte ett telefonsamtal. Det är nog många som har liknande bakgrund som jag.I Teams är det annorlunda. Dina chattar sparas och behålls för historisk referens. Det är t.o.m. svårt att bli av med dem, om du någon gång skulle vilja det. Du kan även ha chattar på flera olika ställen:Som "vanlig" chatt som sker mellan dig och en eller flera andra personer.
Dessa chattar kopplas inte till något specifikt Team, de kopplas till personen/personerna du talar med, som i Skype.Som en chatt i en kanal under ett Team.
Detta ger möjligheten att hålla samman chattar, beslut och förfrågningar under det Team, projekt, ämnesområde eller vad för konstellation Teamet representerar.Tanken med chattar kopplade till ett specifikt Team är ju väldigt god: chattar som till…