Fortsätt till huvudinnehåll

Viktigt att veta om privata kanaler i Teams

Medlemmar kan skapa privata kanaler där inte ens team-ägaren får vara med

En av Teams funktioner är möjligheten att skapa privata kanaler.
Varje Team har ju alltid minst en kanal (Allmän / General). För att dela upp arbetet och informationen hanterad av teamet kan du skapa fler kanaler i teamet.

Kanalerna du skapar kan vara:
  1. Standard
  2. Privata

Standardkanaler är öppna för alla medlemmar i teamet.
Som standard kan alla medlemmar i teamet skapa standardkanaler. Gäster kan dock inte skapa kanaler. Teamägaren kan dock ändra inställningarna för detta i sitt team.

Privata kanaler är bara öppna för utvalda medlemmar av teamet. Du måste bli inbjuden eller tillagd i den privata kanalen av någon som äger kanalen.
Om du inte är tillagd i den privata kanalen ser du den inte. Inte ens teamägarna kan komma åt en privat kanal de inte är medlem i, inte ens i deras eget team. Kanalen syns inte för andra än kanal-medlemmarna i Teams vanliga navigation. Ägare av teamet kan dock se den i kanallistan i teamets inställningar. Är de inte medlemmar kommer de dock inte åt inehållet i kanalen. De kan heller inte ta över ägarskapet över kanalen.
Som standard kan alla medlemmar i teamet skapa privata kanaler. Gäster kan, som sagt, inte skapa kanaler. Teamägaren kan dock ändra inställningarna för detta i sitt team.

Teamägaren ändrar inställninngarna för skapandet av kanaler i teamet genom att:
  1. Klicka på ellipsen (,,,) till höger im teams.namnet i Teams
  2. Välj alternativet Hantera team
  1. I fönstret som öppnas i Teams väljer du fliken "Inställningar"
  2. Öppnar upp "Medlemsbehörigheter" och
  3. Väljer om du vill att valet "Tillåt medlemmar att skapa privata kanaler" ska vara aktiverat eller inte.
Som du ser på bilden ovan är det även här du ställer in om gäster ska få skapa kanaler eller inte.

Vi (Axalon) gjordes mevetna om detta då hade en kund dsom reagerade på att det skapats en kanal i ett av kundens team som ägarna inte kom åt. Ofta ses ju ägarna som garanter för att dokument och uppgifter är riktiga och behandlas korrekt i ett team. Krav från GDPR och andra regelverk ska ju beaktas. Inte mindre viktigt är ju principen om att eltt dokument helst bara ska finnas i ett exemplar och att alla som berörs av/ arbetar med dokumentet ska komma åt detta. Om teamsmedlemmar då, medvetet eller omedvetet, skapar privata kanaler som team-ägarna inte kan komma åt blir ju detta en omöjlig eller i vart fall klart försvårad uppgift.

Det går att definiera policys om vilka användare som får eller inte får skapa privata kanaler. Jag får dock intrycket av att dessa policys riktar sig till specifika användare och inte till gruppen "Medlemmar" i alla teams. Det närmaste man kan komma att skjuta ut inställningarna för detta på ett mer automatierat vis är att använda PowerShell.

Läs mer här: https://docs.microsoft.com/en-us/MicrosoftTeams/private-channels-life-cycle-management

Office 365-administratörer kan gå till Teams administration och hantera privata kanaler. Det går att se kanalerna som finns under ett team. Det går även att lägga till eller dra ifrån ägare och medlemmar via administrationen. Det kan dock vara bra för organisationen att ta detta med privata kanaler i beaktande redan vid upprättandet av policys och under utbildningen av Teams-användarna.
För ni har väl en policy? Ni utbildar väl era Teams-användare? Sådant är ju självklart...

Axalon hjälper er gärna med detta om ni skulle behöva sådan hjälp.

---   ---   ---

Ola Lövgren, lösningsutvecklare, Axalon

Etiketter:

Kommentarer

Skicka en kommentar

Populära inlägg i den här bloggen

Teams - Grupprum / Breakout rooms

Grupprum i Teams Nu har Grupprummen äntligen kommit till Teams. Fördelen med det är att ni enkelt kan dela in er i mindre grupper under ett möte och tillfälligt arbeta i egna grupprum för varje grupp. När grupparbetet är klart kan ni sedan enkelt återgå till huvudmötet. Allt arbete ni dokumenterat i grupprummet är sedan kvar och åtkomligt under resten av mötet och därefter. Det finns dock ett par förutsättningar för att detta ska fungera: Du måste ha aktiverat Teams nya mötesutseendet  ( hur du gör det kan du se här ). För att kunna skapa grupprum och agera mötesorganisatör måste du jobba i Teams-klienten, inte i webb-klienten. Du kan dock delta i möten med grupprum via webbklienten. Om du ska hålla ett möte med flera deltagare där du vill kunna dela upp deltagarna i flera grupper som diskuterar internt, utan att alla i mötet ska behöva vara med under diskussionen (ett grupparbete), så kan du nu skapa grupprum under mötet. Möjligheten till detta visas under mötet. Det går att ...
4 kommentarer
Läs mer

Microsoft Bookings, så mycket mer än vad du tror!

  Nu har vi tittat närmare på funktionen Bookings i Microsoft 365. En tjänst som många kanske bara ser i sina menyer, men väljer att scrolla förbi. Vi på Axalon har testkört funktionen och den kan göra mer nytta än vad många tror.   Vad är Bookings? Bookings är en funktion som finns med i de Microsoft licenser som innefattar Exchange. Det är en tjänst som är sammankopplad med dina medarbetares Outlook. Du når Bookings via startsidan office.com och den omtalade våfflan. (vilket för övrigt är en suverän sida för alla Microsoft 365 användare) eller via Teams.   Bara till för frisörer och däckföretag? Vid en snabb överflygning kan man säga att Bookings är en tjänst att erbjuda andra att boka min, mina kollegors tid för en specifik tjänst eller uppgift.   Ett exempel ser du längre ned i denna text. Där kan du boka in mig för en demo av just Bookings. Det behövs heller inga tekniska kunskaper för att hantera Bookings. Jag är absolut ingen tekniker eller adminis...
2 kommentarer
Läs mer

Teams - Omröstningar under möten

Att använda Forms för att göra omröstningar under möten Forms har integrerats med Teams så att du kan skapa enkätfrågor i Teams chattar. Det handlar om enstaka flervalsfrågor, inte hela Formsenkäter eller en grupp av sammanhängande frågor. Säg att du har ett mötet gällande ett beslut om en designlösning där du tagit fram tre olika förslag. Du vill att mötesdelytagarna ska kunna rösta på vilket förslag de tycker är bäst. För att ingen ska veta vem som röstat på vad vill du att de som röstar ska vara anonyma. Då Forms integrerats med Teams kan du skapa en enkätfråga för att lösa detta. Du kan skapa frågan (eller frågorna, om du har flera) innan mötet eller under pågående möte. Väljer du att skapa frågan före mötet  kan du välja om du vill lansera den redan innan mötet startat eller först då beslut ska tas om detta under mötet. Det går till och med att skapa frågan efter mötet och låta deltagarna svara på den i efterhand. Frågan kommer att ligga kvar i möteschatten även efter mötet. H...
Skicka en kommentar
Läs mer