Digitalisera dina besluts- och ärendenprocesser på mindre än en vecka!

Hantering av styrande dokument, beslut, ärenden, resursbokningar, avtal, mm snabbt och enkelt

Nu, om någonsin, är det viktigt för många verksamheter att kunna föra över sina manuella flöden till digitala flöden. Flödensom fungerar då folk arbetar hemifrån, på distans.

Jag upplever att många ännu inte sett och förstått potentialen med SharePoint vad gäller att snabbt och enkelt sätta upp system för digital hantering av besluts-, ärende, gransknings- och avtalsflöden.

Det handlar ofta om att på enkelt sätt se till att:

• Ett visst flöde följs.
• Att användarna, vid ett visst flödessteg, inte ska behöva välja vem de skickar dokumentet, ärendet eller förfrågan till, flödet kan ofta sköta detta automatiskt.
• Att användaren, om de själva ska välja vem som ska granska eller godkänna, bara kan välja mellan relevanta roller eller ett mindre urval av relevanta personer att skicka till.
• Att det säkerställs att rätt person tar beslutet vid varje steg i flödet.
• Att varje roll, snabbt och tydligt kan få en överblick av vad som ligger i flödet, vilket steg det ligger i, vem som har bollen och vad som ska göras härnäst.
• Att det i ärendet finns en noterad historik där det går att se alla steg ärendet gått igenom, vem som gjort vad, vilken kommentar de lämnat och när det är gjort.
• Att relevanta intressenter får uppdateringar om vad som sker.
• Att ärenden, förfrågningar, dokument eller avtal som riskerar att bli gamla eller glömmas bort bevakas och att relevanta personer automatiskt får påminnelser om att de behöver ta tag i saken.
• Att det finns ett arkiv av bearbetade förfrågningar eller ärenden som gör att de kan hittas även efter att det slutgiltiga beslutet tagits.

Allt detta kan relativt enkelt byggas upp med standardfunktionalitet i SharePoint. Hur det ser ut kan skilja sig lite beroende på val som görs hos varje kund men du kan enkelt skapa ändamålsenliga gränssnitt som hjälper användarna.

I det moderna gränssnittet har vi fått bättre möjligheter att skapa ett snyggt och enkelt gränssnitt för användarna. Detta tack vare möjligheten att formatera kolumnerna i listor och bibliotek. Tack vare detta kan gränssnittet oftast byggas upp i vyerna, vara snyggt, enkelt informativt och användarvänligt.

Den som arbetar med flödet har knapparna för beslut eller vidare åtgärder i själva vyn. Det är lätt att färgkoda antingen per användare eller per status (eller både och).

Vi upplever även att Flow eller Power Automate är stabilare och ger fler möjligheter än de klassiska SharePoint arbetsflöden vi tidigare haft tillgång till.

Tillsammans ger detta oss ett par viktiga fördelar:

1. Lösningarna vi bygger blir lättare, snyggare och känns modernare.
   Detta är viktigare än man tror då det gäller att snabbt få användarnas acceptans. Vi vill ju att systemen verkligen används.
   Det är också viktigt för att användarna (speciellt sällananvändarna) ska kunna förstå lösningarna utan allt för mycket utbildningar eller ständig hänvisning till lathundar.
2. Ju mer vi kan använda standardfunktionalitet i de lösningar vi bygger, desto tryggare (och oftast billigare) är det för kunden.
   Om jag bygger en lösning baserat på egenutvecklad kod blir det oftast enklare för användarna och kunderna i början av systemets livscykel men så fort ändringar ska göras eller, ännu värre, om kunden vill byta leverantör riskerar det att bli svårare och dyrare.
   I många fall kan byte av leverantör innebära att systemet måste byggas om eller bytas ut då den nya leverantören kanske inte får tillgång till källkoden eller att en genomlysning av koden tar längre tid än att utveckla en ny lösning.
   Med standardfunktionalitet breddas utbudet av vilka leverantörer som kan läsa, förstå och vidareutveckla lösningen.

Som utvecklare upplever jag att det oftast är rätt små saker som blir hjärtefrågor hos beställaren. Saker som gör att jag måste frångå standardfunktionaliteten och gå till en specialutvecklad komponent eller del i lösningen. Ställs kunden inför valet att ha en kanske lite mindre sofistikerad men robust och funktionall standardlösning eller få en funktionalitet som är precis den de vill ha men med en framtagningstid, utvecklings- och underhållskostnad som blir mycket högre. Om det är klart att det framtida utbudet av tjänsteleverantörer som har kompetens att hantera lösningen antingen är brett och omfattande eller begränsat till en enda leverantör, så borde valet oftast vara enkelt. Det borde vara den snabba, billiga lösningen som många kan hantera som vinner.

---   ---   ---

Ola Lövgren, lösningsutvecklare, Axalon