Fortsätt till huvudinnehåll

Teams - Använd Windows (10) -funktioner för att få bättre möten

Hur Windows 10 kan hjälpa dig att få bättre möten

Det finns några funktioner som kan hjälpa dig få en bättre, renare miljö vid möten med Teams.
Jag ska nämna tre jag uppskattar i denna post.
  1. Använd Focus Assist
  2. Byt till ett rent skrivbord inför mötet
  3. Dölj dina ikoner på skrivbordet

Använd Focus Assist

Det är många som irriterar sig på alerts/meddelanden från Outlook om att det kommit in ett nytt brev eller att de fått en ny uppgift eller ett omnämnande i Teams eller Planner osv.

Focus Assist hjälper dig att slå av sådana saker.
Gå ner till knappen längst till höger på startfältet och klicka fram dina meddelanden och snabbinställningar. Titta i gruppen ikoner med snabbinställningar så ser du "Focus Assist" ibland dem.

Du slår på och av Focus Assist genom att klicka på knappen "Focus Assist". Det är alltså busenkelt.

Vad gör då Focus Assist? Funktionen slår av sådant du inte vill ha på då du ska fokusera på ditt nuvarande arbete, så som meddelanden och störande moment.

Om du högerklickar på "Focus Assist"-knappen så kan du välja "Go to Settings" för att ställa in vad Focus Assist ska göra.
I inställningarna ser du att du kan välja vad du ska bli meddelad om under tiden du har Focus Assist igång samt några kriterier för när Focus Assist ska starta utan att du själv slår på funktionen.
Under länken "Customize your priority list" under valet "Priority only" kan du ställa in personer och program som ska få bryta igenom Focus Assists barriär, om du har något som ska få störa dig även när du inte vill bli störd.

Det är mycket enkelt att starta och stänga av Focus Assist. Risken är väl att du glömmer att slå på den efter ett möte men då får du å andra sidan en lugn dag...

Byt till ett rent skrivbord inför mötet

Om du har Windows 10 bör hitta en ikon för "Task view".i närheten av din Windows-ikon för startfältet:

Om du inte ser den får du högerklicka på startfältet (någonstans där det inte finns någon knapp eller ikon) så du får upp denna meny:
Försäkra dig om att "Show Task View button" är förbockad.
Nu ska du kunna se ikonen på startfältet.

Då du klickar på ikonen visas en sida där du kan välja vilket skrivbord du vill visa under mötet, eller skapa ett helt nytt tomt och fräscht skrivbord:
Som du ser kan du välja skrivbord högst upp på skärmen.
Om du bara har ett skrivbord att välja på kan du skapa ett nytt.

Skrivborden du skapar lever egna liv så du kan ha olika fönster öppna på de olika skrivborden. En bra sak att veta är dock att program som låter (YouTube-filmer, Spotify eller annat) fortsätter spela sitt ljud 

Du kan snabbt (till och med under tiden du delar din skärm) byta till ett rent skrivbord för att vara säker på att du inte råkar visa känslig information till för att du har ett Worddokument eller några mail framme och råkar visa det fönstret då du delar din skärm.

Dölj ikonerna på skrivbordet

Lite på samma tema så är det faktiskt väldigt enkelt att dölja dina ikoner på skrivbordet. Högerklicka någonstans på skrivbordet (där det inte finns ett fönster eller någon ikon).
I snabbmenyn som komer upp kan du välja "View"/"Visa" och sedan bocka för eller bocka av om skrivbordsikonerna ska visas.

Så du kan snabbt starta ett möte med rent skrivbord, utan visade ikoner för att vara säker på att det är en säker och rumsren miljö du tar med dig in i mötet.

Med dessa tre åtgärder, din koll att allt du vill ha på är på och fungerar innan du går in i mötet, lärdomen från resurserna jag tipsade om i förra blogginlägget så har du goda möjligheter att få bra, ostörda möten som inte visar annat än det du vill att de ska viisa till mötesdeltagarna.

---   ---   ---

Ola Lövgren, lösningsutvecklare, Axalon

Kommentarer

Populära inlägg i den här bloggen

Teams - Värdefulla tips för att hålla bra möten

Bra att tänka på vid Teams-mötenJustera vilka aviseringar som visas under tiden du är inne i ett möte. Förutom att aktivt välja inställningar för dina aviseringar bör du se på funktionen "Focus Assist" i Windows 10.
Sitt ostört och tänk på vad du har i bakgrunden (om du ska ha videokameran igång). Du vet väl att du kan göra bakgrunden suddig både innan och efter du kommit in i mötet (se punkt 4).
Tänk även på att rensa vilka fönster du har öppna på aktuellt skrivbord innan du går in i ett möte (speciellt om du redan innan vet att du ska dela din skärm med övriga deltagare). Det kan synas både pinsamma och konfidentiella saker om du inte tänkt på vilka fönster du har öppna då du delar skärm. För den avancerade användaren finns möjligheten att ha flera skrivbord igång i Windows. Du kan öppna ett nytt skrivbord just för mötet om du vill ha kvar dina arbetsfönster på ditt ordinarie skrivbord öppnade under mötet utan att de visas.
Kontrollera din utrustning innan du startar mötet.…

Digitalisera dina besluts- och ärendenprocesser på mindre än en vecka!

Hantering av styrande dokument, beslut, ärenden, resursbokningar, avtal, mm snabbt och enkelt Nu, om någonsin, är det viktigt för många verksamheter att kunna föra över sina manuella flöden till digitala flöden. Flödensom fungerar då folk arbetar hemifrån, på distans.

Jag upplever att många ännu inte sett och förstått potentialen med SharePoint vad gäller att snabbt och enkelt sätta upp system för digital hantering av besluts-, ärende, gransknings- och avtalsflöden.
Det handlar ofta om att på enkelt sätt se till att: Ett visst flöde följs.Att användarna, vid ett visst flödessteg, inte ska behöva välja vem de skickar dokumentet, ärendet eller förfrågan till, flödet kan ofta sköta detta automatiskt.Att användaren, om de själva ska välja vem som ska granska eller godkänna, bara kan välja mellan relevanta roller eller ett mindre urval av relevanta personer att skicka till.Att det säkerställs att rätt person tar beslutet vid varje steg i flödet.Att varje roll, snabbt och tydligt kan få en …

Trendspaning Office365

Ett bra sätt att sätta sig in i hur Microsoft tänker och vad som prioriteras i deras utveckling av sina molntjänster i Office365 är att kontinuerligt följa deras roadmap och meddelande om nya tjänster, tillägg eller ändringar.  Du finner dem i Microsoft 365 Admin Center eller på Microsofts hemsida.   För mig som inte är tekniskt kunnig, utan jobbar mer med tjänsternas innehåll och försöker att förstå dess fördelar och koppla dem till våra kunders dagliga verksamhet ser jag just nu en tydlig fokusering hos Microsoft. Framför allt är det utvecklingen av Outlook för web, SharePoints moderna gränssnitt samt Teams. Över hälften av den information som Microsoft just nu publicerar i Admin Center handlar just om dessa tre tjänster.  
Lite bakgrund Jag började tidigt att intressera mig för Teams. Till vissa medarbetares förtret,