Fortsätt till huvudinnehåll

Teams - så mycket mer än bara en mötesapp

Teams - mycket mer än en Skype-ersättare

Det läggs väldigt mycket fokus på Teams som mötesapplikation just nu och för dem som ännu inte kommit in i Office 365, "Molnet" hos Microsoft och hela den världen är det väl primärt vad Teams kommer att användas till.

För oss som kontinuerligt jobbar i Office 365 är det klart att applikationen Teams är central för mycket av vårt arbete.
  • Vi lägger upp ett Teams-team för varje organisatorisk enhet där flera medarbetare ska samarbeta kring enhetens planering, verksamhet och administration.
  • Vi skapar ett team för varje större projekt där:
    • flera ska samarbeta kring arbetet med att uppfylla projektmålen och därmed vill ha
    • en gemensam plats för lagring av
      • dokument,
      • konversationer kring projektet och
      • organisation av de uppgifter som uppstår i samband med projektet.

Teams är väldigt mycket den centrala arbetsplats grupper kan ha för de flesta av sina uppgifter som omfattar flera personer och där det är bra att samordna relevant information.

Ett missförstånd som ofta uppkommer är att användare tror att all information och alla resurser Teams samlar och presenterar till team-medlemmarna ligger i Teams. Så är inte fallet. Teams är ofta ett skal, ett användargränssnitt som visar andra resurser via sitt gränssnitt. Det är en av Teams stora styrkor; det är en samlingspunkt för de resurser arbetsgruppen behöver och vill ha tillgång till. Du hittar allt på en och samma plats. Du behöver oftast inte veta var resurserna egentligen ligger, du vill bara ha smidig tillgång till dem från en central punkt. Det är den servicen Teams kan ge dig.
  • Dokument visade i ett Teams-team lagras inte i Teams, de lagras i SharePoint men visas i Teams.
  • Uppgifter visade i en Teams-planner lagras inte i Teams, de lagras i Planner men visas i Teams.
  • Möten i Teamskalendern lagras i Outlook & Exchange men visas i Teams.
Du kan ha flikar till massor av resurser i ditt Team, allt från en flik som visar en enskild Excelkalkyl, ett enskilt Worddokument till en flik som fungerar som ingång till en helt annan webbaserad resurs som arbetsgruppen kan ha behov av som ekonomisystemet, ärendehanteringssystemet eller en hemsida hos någon myndighet eller tjänsteleverantör som arbetsgruppen prenumererar på.

Det är flikarna som gör Teams så kraftfullt som det är.

En väl genmtänkt strategi för vilka fasta Teams som ska finnas. Några bra Teams om kan fungera som mallar. En god förvaltningsstrategi och Teams kan bli ett bra och värdefullt verktyg för din organisations samarbete.

För organisationer som vill ha vägledning för sin införsel av Teams i organisationen så finns ju ett antal duktiga konsulter (som Axalon). Microsoft hjälper dock också till med en hel del resurser. Det ingår till och med ett Team du kan skapa för arbetet med att sätta upp, säkra och lansera Teams i din organisation. Gå till din Office 365 administration och ardministrationen för Teams (förutsätter naturligtvis att du har de administrativa rättigheter som behövs för detta): https://admin.teams.microsoft.com/dashboard

Där kan du välja "Planning" > "Teams Advisor" och sedan skapa ett Team för utrullningsarbetet:

I detta team finns det redan inlagda uppgifter i en tillhörande Planner.

Du har två spår som visas. Varje spår blir en kanal i ditt utrullningsteam. Bägge kanalerna har egna planners.

Det kan vara en bra resurs för att få en överblick av vad Microsoft anser att du ska/kan göra för att få en bra implementation och utrullning av Teams.

---   ---   ---

Ola Lövgren, lösningsutvecklare, Axalon

Kommentarer

Populära inlägg i den här bloggen

Teams - Värdefulla tips för att hålla bra möten

Bra att tänka på vid Teams-mötenJustera vilka aviseringar som visas under tiden du är inne i ett möte. Förutom att aktivt välja inställningar för dina aviseringar bör du se på funktionen "Focus Assist" i Windows 10.
Sitt ostört och tänk på vad du har i bakgrunden (om du ska ha videokameran igång). Du vet väl att du kan göra bakgrunden suddig både innan och efter du kommit in i mötet (se punkt 4).
Tänk även på att rensa vilka fönster du har öppna på aktuellt skrivbord innan du går in i ett möte (speciellt om du redan innan vet att du ska dela din skärm med övriga deltagare). Det kan synas både pinsamma och konfidentiella saker om du inte tänkt på vilka fönster du har öppna då du delar skärm. För den avancerade användaren finns möjligheten att ha flera skrivbord igång i Windows. Du kan öppna ett nytt skrivbord just för mötet om du vill ha kvar dina arbetsfönster på ditt ordinarie skrivbord öppnade under mötet utan att de visas.
Kontrollera din utrustning innan du startar mötet.…

Digitalisera dina besluts- och ärendenprocesser på mindre än en vecka!

Hantering av styrande dokument, beslut, ärenden, resursbokningar, avtal, mm snabbt och enkelt Nu, om någonsin, är det viktigt för många verksamheter att kunna föra över sina manuella flöden till digitala flöden. Flödensom fungerar då folk arbetar hemifrån, på distans.

Jag upplever att många ännu inte sett och förstått potentialen med SharePoint vad gäller att snabbt och enkelt sätta upp system för digital hantering av besluts-, ärende, gransknings- och avtalsflöden.
Det handlar ofta om att på enkelt sätt se till att: Ett visst flöde följs.Att användarna, vid ett visst flödessteg, inte ska behöva välja vem de skickar dokumentet, ärendet eller förfrågan till, flödet kan ofta sköta detta automatiskt.Att användaren, om de själva ska välja vem som ska granska eller godkänna, bara kan välja mellan relevanta roller eller ett mindre urval av relevanta personer att skicka till.Att det säkerställs att rätt person tar beslutet vid varje steg i flödet.Att varje roll, snabbt och tydligt kan få en …