Fortsätt till huvudinnehåll

Teams - så mycket mer än bara en mötesapp

Teams - mycket mer än en Skype-ersättare

Det läggs väldigt mycket fokus på Teams som mötesapplikation just nu och för dem som ännu inte kommit in i Office 365, "Molnet" hos Microsoft och hela den världen är det väl primärt vad Teams kommer att användas till.

För oss som kontinuerligt jobbar i Office 365 är det klart att applikationen Teams är central för mycket av vårt arbete.
  • Vi lägger upp ett Teams-team för varje organisatorisk enhet där flera medarbetare ska samarbeta kring enhetens planering, verksamhet och administration.
  • Vi skapar ett team för varje större projekt där:
    • flera ska samarbeta kring arbetet med att uppfylla projektmålen och därmed vill ha
    • en gemensam plats för lagring av
      • dokument,
      • konversationer kring projektet och
      • organisation av de uppgifter som uppstår i samband med projektet.

Teams är väldigt mycket den centrala arbetsplats grupper kan ha för de flesta av sina uppgifter som omfattar flera personer och där det är bra att samordna relevant information.

Ett missförstånd som ofta uppkommer är att användare tror att all information och alla resurser Teams samlar och presenterar till team-medlemmarna ligger i Teams. Så är inte fallet. Teams är ofta ett skal, ett användargränssnitt som visar andra resurser via sitt gränssnitt. Det är en av Teams stora styrkor; det är en samlingspunkt för de resurser arbetsgruppen behöver och vill ha tillgång till. Du hittar allt på en och samma plats. Du behöver oftast inte veta var resurserna egentligen ligger, du vill bara ha smidig tillgång till dem från en central punkt. Det är den servicen Teams kan ge dig.
  • Dokument visade i ett Teams-team lagras inte i Teams, de lagras i SharePoint men visas i Teams.
  • Uppgifter visade i en Teams-planner lagras inte i Teams, de lagras i Planner men visas i Teams.
  • Möten i Teamskalendern lagras i Outlook & Exchange men visas i Teams.
Du kan ha flikar till massor av resurser i ditt Team, allt från en flik som visar en enskild Excelkalkyl, ett enskilt Worddokument till en flik som fungerar som ingång till en helt annan webbaserad resurs som arbetsgruppen kan ha behov av som ekonomisystemet, ärendehanteringssystemet eller en hemsida hos någon myndighet eller tjänsteleverantör som arbetsgruppen prenumererar på.

Det är flikarna som gör Teams så kraftfullt som det är.

En väl genmtänkt strategi för vilka fasta Teams som ska finnas. Några bra Teams om kan fungera som mallar. En god förvaltningsstrategi och Teams kan bli ett bra och värdefullt verktyg för din organisations samarbete.

För organisationer som vill ha vägledning för sin införsel av Teams i organisationen så finns ju ett antal duktiga konsulter (som Axalon). Microsoft hjälper dock också till med en hel del resurser. Det ingår till och med ett Team du kan skapa för arbetet med att sätta upp, säkra och lansera Teams i din organisation. Gå till din Office 365 administration och ardministrationen för Teams (förutsätter naturligtvis att du har de administrativa rättigheter som behövs för detta): https://admin.teams.microsoft.com/dashboard

Där kan du välja "Planning" > "Teams Advisor" och sedan skapa ett Team för utrullningsarbetet:

I detta team finns det redan inlagda uppgifter i en tillhörande Planner.

Du har två spår som visas. Varje spår blir en kanal i ditt utrullningsteam. Bägge kanalerna har egna planners.

Det kan vara en bra resurs för att få en överblick av vad Microsoft anser att du ska/kan göra för att få en bra implementation och utrullning av Teams.

---   ---   ---

Ola Lövgren, lösningsutvecklare, Axalon
Etiketter:

Kommentarer

Skicka en kommentar

Populära inlägg i den här bloggen

Teams - Grupprum / Breakout rooms

Grupprum i Teams Nu har Grupprummen äntligen kommit till Teams. Fördelen med det är att ni enkelt kan dela in er i mindre grupper under ett möte och tillfälligt arbeta i egna grupprum för varje grupp. När grupparbetet är klart kan ni sedan enkelt återgå till huvudmötet. Allt arbete ni dokumenterat i grupprummet är sedan kvar och åtkomligt under resten av mötet och därefter. Det finns dock ett par förutsättningar för att detta ska fungera: Du måste ha aktiverat Teams nya mötesutseendet  ( hur du gör det kan du se här ). För att kunna skapa grupprum och agera mötesorganisatör måste du jobba i Teams-klienten, inte i webb-klienten. Du kan dock delta i möten med grupprum via webbklienten. Om du ska hålla ett möte med flera deltagare där du vill kunna dela upp deltagarna i flera grupper som diskuterar internt, utan att alla i mötet ska behöva vara med under diskussionen (ett grupparbete), så kan du nu skapa grupprum under mötet. Möjligheten till detta visas under mötet. Det går att ...
4 kommentarer
Läs mer

Microsoft Bookings, så mycket mer än vad du tror!

  Nu har vi tittat närmare på funktionen Bookings i Microsoft 365. En tjänst som många kanske bara ser i sina menyer, men väljer att scrolla förbi. Vi på Axalon har testkört funktionen och den kan göra mer nytta än vad många tror.   Vad är Bookings? Bookings är en funktion som finns med i de Microsoft licenser som innefattar Exchange. Det är en tjänst som är sammankopplad med dina medarbetares Outlook. Du når Bookings via startsidan office.com och den omtalade våfflan. (vilket för övrigt är en suverän sida för alla Microsoft 365 användare) eller via Teams.   Bara till för frisörer och däckföretag? Vid en snabb överflygning kan man säga att Bookings är en tjänst att erbjuda andra att boka min, mina kollegors tid för en specifik tjänst eller uppgift.   Ett exempel ser du längre ned i denna text. Där kan du boka in mig för en demo av just Bookings. Det behövs heller inga tekniska kunskaper för att hantera Bookings. Jag är absolut ingen tekniker eller adminis...
2 kommentarer
Läs mer

Teams - Omröstningar under möten

Att använda Forms för att göra omröstningar under möten Forms har integrerats med Teams så att du kan skapa enkätfrågor i Teams chattar. Det handlar om enstaka flervalsfrågor, inte hela Formsenkäter eller en grupp av sammanhängande frågor. Säg att du har ett mötet gällande ett beslut om en designlösning där du tagit fram tre olika förslag. Du vill att mötesdelytagarna ska kunna rösta på vilket förslag de tycker är bäst. För att ingen ska veta vem som röstat på vad vill du att de som röstar ska vara anonyma. Då Forms integrerats med Teams kan du skapa en enkätfråga för att lösa detta. Du kan skapa frågan (eller frågorna, om du har flera) innan mötet eller under pågående möte. Väljer du att skapa frågan före mötet  kan du välja om du vill lansera den redan innan mötet startat eller först då beslut ska tas om detta under mötet. Det går till och med att skapa frågan efter mötet och låta deltagarna svara på den i efterhand. Frågan kommer att ligga kvar i möteschatten även efter mötet. H...
Skicka en kommentar
Läs mer