Fortsätt till huvudinnehåll

Teams - så mycket mer än bara en mötesapp

Teams - mycket mer än en Skype-ersättare

Det läggs väldigt mycket fokus på Teams som mötesapplikation just nu och för dem som ännu inte kommit in i Office 365, "Molnet" hos Microsoft och hela den världen är det väl primärt vad Teams kommer att användas till.

För oss som kontinuerligt jobbar i Office 365 är det klart att applikationen Teams är central för mycket av vårt arbete.
  • Vi lägger upp ett Teams-team för varje organisatorisk enhet där flera medarbetare ska samarbeta kring enhetens planering, verksamhet och administration.
  • Vi skapar ett team för varje större projekt där:
    • flera ska samarbeta kring arbetet med att uppfylla projektmålen och därmed vill ha
    • en gemensam plats för lagring av
      • dokument,
      • konversationer kring projektet och
      • organisation av de uppgifter som uppstår i samband med projektet.

Teams är väldigt mycket den centrala arbetsplats grupper kan ha för de flesta av sina uppgifter som omfattar flera personer och där det är bra att samordna relevant information.

Ett missförstånd som ofta uppkommer är att användare tror att all information och alla resurser Teams samlar och presenterar till team-medlemmarna ligger i Teams. Så är inte fallet. Teams är ofta ett skal, ett användargränssnitt som visar andra resurser via sitt gränssnitt. Det är en av Teams stora styrkor; det är en samlingspunkt för de resurser arbetsgruppen behöver och vill ha tillgång till. Du hittar allt på en och samma plats. Du behöver oftast inte veta var resurserna egentligen ligger, du vill bara ha smidig tillgång till dem från en central punkt. Det är den servicen Teams kan ge dig.
  • Dokument visade i ett Teams-team lagras inte i Teams, de lagras i SharePoint men visas i Teams.
  • Uppgifter visade i en Teams-planner lagras inte i Teams, de lagras i Planner men visas i Teams.
  • Möten i Teamskalendern lagras i Outlook & Exchange men visas i Teams.
Du kan ha flikar till massor av resurser i ditt Team, allt från en flik som visar en enskild Excelkalkyl, ett enskilt Worddokument till en flik som fungerar som ingång till en helt annan webbaserad resurs som arbetsgruppen kan ha behov av som ekonomisystemet, ärendehanteringssystemet eller en hemsida hos någon myndighet eller tjänsteleverantör som arbetsgruppen prenumererar på.

Det är flikarna som gör Teams så kraftfullt som det är.

En väl genmtänkt strategi för vilka fasta Teams som ska finnas. Några bra Teams om kan fungera som mallar. En god förvaltningsstrategi och Teams kan bli ett bra och värdefullt verktyg för din organisations samarbete.

För organisationer som vill ha vägledning för sin införsel av Teams i organisationen så finns ju ett antal duktiga konsulter (som Axalon). Microsoft hjälper dock också till med en hel del resurser. Det ingår till och med ett Team du kan skapa för arbetet med att sätta upp, säkra och lansera Teams i din organisation. Gå till din Office 365 administration och ardministrationen för Teams (förutsätter naturligtvis att du har de administrativa rättigheter som behövs för detta): https://admin.teams.microsoft.com/dashboard

Där kan du välja "Planning" > "Teams Advisor" och sedan skapa ett Team för utrullningsarbetet:

I detta team finns det redan inlagda uppgifter i en tillhörande Planner.

Du har två spår som visas. Varje spår blir en kanal i ditt utrullningsteam. Bägge kanalerna har egna planners.

Det kan vara en bra resurs för att få en överblick av vad Microsoft anser att du ska/kan göra för att få en bra implementation och utrullning av Teams.

---   ---   ---

Ola Lövgren, lösningsutvecklare, Axalon
Etiketter:

Kommentarer

Skicka en kommentar

Populära inlägg i den här bloggen

Microsoft Bookings, så mycket mer än vad du tror!

  Nu har vi tittat närmare på funktionen Bookings i Microsoft 365. En tjänst som många kanske bara ser i sina menyer, men väljer att scrolla förbi. Vi på Axalon har testkört funktionen och den kan göra mer nytta än vad många tror.   Vad är Bookings? Bookings är en funktion som finns med i de Microsoft licenser som innefattar Exchange. Det är en tjänst som är sammankopplad med dina medarbetares Outlook. Du når Bookings via startsidan office.com och den omtalade våfflan. (vilket för övrigt är en suverän sida för alla Microsoft 365 användare) eller via Teams.   Bara till för frisörer och däckföretag? Vid en snabb överflygning kan man säga att Bookings är en tjänst att erbjuda andra att boka min, mina kollegors tid för en specifik tjänst eller uppgift.   Ett exempel ser du längre ned i denna text. Där kan du boka in mig för en demo av just Bookings. Det behövs heller inga tekniska kunskaper för att hantera Bookings. Jag är absolut ingen tekniker eller adminis...
2 kommentarer
Läs mer

SharePoint – Tydligare, snyggare, mer funktionella listor och bibliotek

Formatera för tydlighet & användarvänlighet En av de små revolutionerna som skett i SharePoins bibliotek och listor är möjligheten att formatera kolumner och vyer. Det är en möjlighet som gör informationen tydligare, tillgängligare och som dessutom låter dig bygga in knappar som avsevärt förenklar livet för användarna. Istället för en vanlig, inte så inbjudande och informativ vy: Kan du få en med lite färger, ikoner och till och med funktionsknappar: Informationen blir tydligare, trevligare och arbetet med innehållet i listan eller biblioteket blir effektivare: För mig känns det som en enkel lösning som gör stor skillnad. Vi talar om funktionalitet som tidigare krävde .NET-utvecklare och publicerade lösningar. Nu kan de skapas mycket enklare och snabbare med hjälp av den nya formateringen i bibliotek och listor. Tyvärr upplever jag att kolumn- och vyformateringen är ett av de guldkorn som finns att tillg...
Skicka en kommentar
Läs mer

SharePoint - Färg, ikoner och knappar i vyer

Färg, ikoner och knappar i vyer I vårt förra blogginlägg berättade jag om formaterade vyer, vad det är, vad du kan göra med dem och hur du själv kan formatera vyer ( Se bloggposten här ). Här tänker jag ta upp mer om när och varför du bör använda dem. Formaterade vyer är vyer där någon lagt in regler som gör att vissa saker visas på annat sätt än vanligt. Exempel på vad som kan göras: Informationens placering och utseende kan anpassas så den blir lättare att hitta, ta till sig och förstå. Färger kan användas för att visa att ett datum har passerats eller är nära att passeras Specifika ikoner kan användas för att markera en status (gärna tillsammans med en färg) Knappar för viktiga åtgärder kan visas tydligt, med önskad text och passande ikoner & färger. Information som tar plats kan flyttas från att visas direkt i vyn till att visas då användaren pekar med muspekaren på listposten. Skillnaden mellan en oformaterad vy och en tydligt formaterad vy är stor: Oformater...
Skicka en kommentar
Läs mer