Att tänka på om ni byter root-site för er SharePoint online

Varje Microsoft 365 tenant har en Root site

Det är siten med den kortaste URL:en [Organisation].sharepoint.com. Därför är det snyggt att ha den siten som förstasida för intranätet.

Många organistaioner börjar dock med en test av Microsoft 365 och SharePoint online. I samband med den testen används root-siten till lite av varje.

Ett intranätsprojekt startas och en proof of concept för intranätets förstasida byggs upp på annan plats än root-siten. Helt plötsligt finns det en uppbyggd och testad förstasida för intranätet på en helt annan plats i strukturen än den faktiska root-siten.

Men det gör ju inte så mycket. Det är få användare som bryr sig särskilt mycket om sökvägarna till webbplatserna. Ni kommer ju att lägga upp länkar till på strategiska platser som gör att de kan komma till startsidan utan att bry sig om URLen.

Men ibland kan det vara bra att ha startwebbplats för intranätet på "rätt" plats. Om inte annat är det snyggare.

Det är lätt att flytta en webbplats från en annan URL till root-sitens URL. Den funktionen är inbyggd i centrala administrationen för SharePoint.

1. Gå till SharePoints administrationscenter.
2. Öppna vyn för Sites och se på Active Sites.
3. Leta fram din nuvarande root-site.
   (Enklast är att sortera sitelistan på URL (a-z) då kommer root-siten överst).
4. Markera root-siten.

Nu kommer du att få upp vilka åtgärder du kan vidta med siten. Ett av alternativen är "Replace site"

Då du väljer att byta ut root-siten får du ange URLen till den webbplats du vill ha som ny root-site.

SharePoint växlar sedan den gamla root-siten mot den nya. (Den gamla root-siten arkiveras, den tas ej bort). Den utpekade siten kopieras in som ny root-site. Smidigt och enkelt.

Det gäller dock att planera detta lite innan det görs. Microsoft anger att:

• Alla länkar som manuellt gjorts till den tidigare platsen för intranätets startsida eller resurser på sidan kommer att få pekas om.
  T.ex. "Featured links" på SharePoints startsida, genvägar i användarnas webbläsare, hyperlänkar i dokument.
• Se till att användare som eventuellt arbetar med dokument i den plats du ska flytta in som ny root-site stänger dessa dokument och att de inte har några filer i webbplatsens papperskorg som de eventuellt vill återställa.
• Gå igenom så policys, rättigheter och inställningar för extern delning för att de stämmer med de du vill ha för den webbplats du flyttar in som root-site.

Det finns begränsningar för sidan du kopierar in som ny root-site:

• Webbplatsen som kopieras in som ny root-site måste vara en:
• Communication site
• En modern Team Site som inte är kopplad till en Microsoft 365-grupp (STS#3)
• En klassist Team Site (STS#0).
• Root webbplatsen kan ej vara kopplad till en Microsoft 365-grupp.
• Ingen av webbplatserna (den ursprungliga root-siten eller den webplats du vill kopiera in som ny root-site) får vara registrerad som en Hub-site. Om någon av dem är en Hub-site får du avregistrera den som Hub-site, göra bytet och sedan omregistrera siten som Hub-site efter bytet.
• Bytet av root-site är ett byte av hela webbplatssamlingen.
  Om den rootsite som finns där före bytet har underwebbplatser kommer dessa att arkiveras i samband med bytet av root-site.
• Den webbplats du kopierar in som ny root-site måste vara inom samma domän som den ursprungliga root-siten.

Efter att byte är gjort måste en ny Crawl göras för att söken ska uppdateras och hitta rätt.

Vi gjorde detta själva och jag måste säga att det fungerade smidigt. De flesta länkar och funktioner som är inbyggda i SharePoint hanterar detta väl och fortsätter fungera på bra sätt efter kopieringen.

Vi upptäckte dock att det uppstod några fel vi ej var beredda på:

• Vi hade en frånvarolista på förstasidan som slutade fungera.
• Formulären slutade fungera efter flytten.
• Här angavs att innehållstypen var korrupt.
• Vi kopplade bort innehållstypen från listan
• Raderade kolumnerna som blivit föräldralösa,
• La in innehållstypen igen
• Nu fungerade listan igen.
• Vi hade byggt en Power App för att vi skulle kunna registrera frånvaro via våra mobiler.
• Här fick vi gå in och göra om kopplingen till listan. Efter det fungerade Power Appen igen.

Kontentan av denna post:

1. Det är enkelt att byta root-site för ditt Microsoft 365 abbonemang
2. Planera det dock innan och meddela användarna om att det kommer att ske så de kan fixa sina länkar
3. Ge det lite mer tid och testa det ordentligt då oförutsedda saker kan ske.

Jag kan se hur denna funktionalitet kan vara mycket användbar och smidig vid en uppdatering av intranätet då det är enkelt att göra en proof of concept för den nya startsidan och sedan flytta över den till root-siten snabbt och enkelt.

--- --- ---

Ola Lövgren, lösningsutvecklare, Axalon