Fortsätt till huvudinnehåll

Teams - Arkivering av team

Hur gör vi när vi arbetat klart i ett team?

Det är inte alla team som kan raderas så snart vi blivit klara med arbetet i teamet. I många fall vill vi att konversationer, uppgifter och dokument ska vara kvar ett tag efter att arbetet i teamet slutförts.

Microsoft har tänkt på detta och sett till så ett team kan arkiveras.

När teamet arkiveras får den en speciell kategorisering "Arkiverat". Det läggs bland dolda team men det går fortfarande att söka fram det, lägga tillbaks det som synligt eller fästa någon/några av dess kanaler högst upp i listan.

Medlemsgruppen flyttas från att vara deltagare till att bli besökare i den bakomliggande SharePoint-siten, så dina dokument blir i princip skrivskyddade.

Ägarna behåller dock sin roll som Site Collection Administrators med full kontroll över SharePoint-innehållet.

Arkiveringen bör därför planeras.
  • Se först och främst till att alla dokument som ska läggas på annan plats kopieras eller flyttas dit.
  • Gå igenom ägarna av teamet:
    • Gör eventuella ägare som inte ska kunna ändra dokument eller listvärden till medlemmar.
    • Se till så de som fortsatt ska kunna administrera teamet finns med bland ägarna.
  • Varna teammedlemmarna om att teamet kommer att flyttas till dolda team men att de kan söka fram det eller fästa det för att hitta tillbaks till det efter arkiveringen.
Att arkivera ett team är väldigt enkelt. Det största kruxet är att det bara är globala Teams-adminsitratörer som kan göra det. Det räcker inte med att vara ägare av teamet.

Microsoft beskriver hur det fungerar och hur du gör det i denna artikel:
https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/archive-or-delete-a-team

Det finns i huvudsak två sätt varav det ena är enklare än det andra. Artikeln ovan beskriver faktiskt den lite krångligare metoden.

Det enkla sättet för en Teams-administratör att arkivera ett team

  1. Öppna Teams
    (spelar ingen roll om du gör det via
    Webben eller i klientprogrammet).

  2. Klicka på knappen för att se dina Team.

  3. Klicka på kugghjulet under Teamslistan.


Du får nu upp en lista med organisationens team:

Längst till höger har varje team de vanliga tre punkterna som visar att du kan få upp en åtgärdsmeny. Klicka på dem och välj sedan att "Arkivera team"/"Archive team".

Du får nu upp en dialogruta som låter dig bestämma om du vill göra SharePoint-innehållet skrivskyddat för medlemmarna.
Gör ditt val och klicka på "Arkivera"/"Archive" så är det klart. Teamet är arkiverat.

Nästa gång du klickar på kugghjulet under teamslistan så ligger det arkiverade teamet i en egen kategori längst ner i listan:

Superenkelt och faktiskt riktigt användbart.

Skulle det visa sig att ni vill återaktivera ett arkiverat team är det lika enkelt. Be teamsadministratören gå in i listan igen och klicka på de tre punkterna, men denna gång välja "Återställ team"/"Restore team", då blir teamet aktivt igen.

Tycker du det är bättre att göra det från den centrala administationen så går det också bra.
  • Gå till Teams centrala administration.
  • Välj "Teams".
  • Välj "Manage teams".
  • Bocka för teamet du vill arkivera.
  • Klicka på knappen "Archive" i verktygsfältet över teams-listan.

Du ser vilka team som redan arkiverats längst till höger i listan.
De arkiverade teamen kan återställas eller "Unarchive" från samma knapp som du arkiverar de aktiva teamen med.

Att arkivera ett team kan vara en bra mellanåtgärd innan ni raderar ett team. Arkivera teamet, låt det ligga arkiverat ett tag. Flytta sedan dokumenten ni vill ha kvar till en passande plats innan ni slutgiltigen raderar teamet.

--- --- ---

Ola Lövgren, lösningsutvecklare, Axalon

Kommentarer

Populära inlägg i den här bloggen

Glöm inte slå på de nya Teamsfunktionerna

Semestern är över och vi är tillbaka på jobbet med Teamsmöten och andra trevliga aktiviteter. Det har hänt en hel del i Teams (och fortsätter att hända saker) i samband med semestern. Den största nyheten är att dina möten och samtal kan öppnas i ett eget, separat fönster, skilt från Teams-programmets huvudfönster. Det tillåter dig att lättare växla mellan mötet eller samtalet och dina resurser i Teams. Dessutom får du: Mötes- och samtalskontrollerna i övre kanten av mötes eller samtalsfönstret istället för i nedre delen av det. De kommer att finnas tillgängliga hela tiden (utan att du ska behöva vifta med muspekaren för att få igång dem) och de är inte i vägen för den delade skärmen eller videon som visas. "Large gallery view" låter dig se upp till 49 videovisingar av deltagare samtidigt. Detta visningsläge är tillgängligt om mötet har 10 eller fler deltagare som har igång sin videokamera. För att slå på "Large gallery" går du till "Fler alternativ"

Teams - Värdefulla tips för att hålla bra möten

Bra att tänka på vid Teams-möten Justera vilka aviseringar som visas under tiden du är inne i ett möte. Förutom att aktivt välja inställningar för dina aviseringar bör du se på funktionen "Focus Assist" i Windows 10. Sitt ostört och tänk på vad du har i bakgrunden (om du ska ha videokameran igång). Du vet väl att du kan göra bakgrunden suddig både innan och efter du kommit in i mötet (se punkt 4). Tänk även på att rensa vilka fönster du har öppna på aktuellt skrivbord innan du går in i ett möte (speciellt om du redan innan vet att du ska dela din skärm med övriga deltagare). Det kan synas både pinsamma och konfidentiella saker om du inte tänkt på vilka fönster du har öppna då du delar skärm. För den avancerade användaren finns möjligheten att ha flera skrivbord igång i Windows. Du kan öppna ett nytt skrivbord just för mötet om du vill ha kvar dina arbetsfönster på ditt ordinarie skrivbord öppnade under mötet utan att de visas. Kontrollera din utrustning inn

Digitalisera dina besluts- och ärendenprocesser på mindre än en vecka!

Hantering av styrande dokument, beslut, ärenden, resursbokningar, avtal, mm snabbt och enkelt Nu, om någonsin, är det viktigt för många verksamheter att kunna föra över sina manuella flöden till digitala flöden. Flödensom fungerar då folk arbetar hemifrån, på distans. Jag upplever att många ännu inte sett och förstått potentialen med SharePoint vad gäller att snabbt och enkelt sätta upp system för digital hantering av besluts-, ärende, gransknings- och avtalsflöden. Det handlar ofta om att på enkelt sätt se till att: Ett visst flöde följs. Att användarna, vid ett visst flödessteg, inte ska behöva välja vem de skickar dokumentet, ärendet eller förfrågan till, flödet kan ofta sköta detta automatiskt. Att användaren, om de själva ska välja vem som ska granska eller godkänna, bara kan välja mellan relevanta roller eller ett mindre urval av relevanta personer att skicka till. Att det säkerställs att rätt person tar beslutet vid varje steg i flödet. Att varje roll, snabbt