Teams - Arkivering av team

Hur gör vi när vi arbetat klart i ett team?

Det är inte alla team som kan raderas så snart vi blivit klara med arbetet i teamet. I många fall vill vi att konversationer, uppgifter och dokument ska vara kvar ett tag efter att arbetet i teamet slutförts.

Microsoft har tänkt på detta och sett till så ett team kan arkiveras.

När teamet arkiveras får den en speciell kategorisering "Arkiverat". Det läggs bland dolda team men det går fortfarande att söka fram det, lägga tillbaks det som synligt eller fästa någon/några av dess kanaler högst upp i listan.

Medlemsgruppen flyttas från att vara deltagare till att bli besökare i den bakomliggande SharePoint-siten, så dina dokument blir i princip skrivskyddade.

Ägarna behåller dock sin roll som Site Collection Administrators med full kontroll över SharePoint-innehållet.

Arkiveringen bör därför planeras.

• Se först och främst till att alla dokument som ska läggas på annan plats kopieras eller flyttas dit.
• Gå igenom ägarna av teamet:
• Gör eventuella ägare som inte ska kunna ändra dokument eller listvärden till medlemmar.
• Se till så de som fortsatt ska kunna administrera teamet finns med bland ägarna.
• Varna teammedlemmarna om att teamet kommer att flyttas till dolda team men att de kan söka fram det eller fästa det för att hitta tillbaks till det efter arkiveringen.

Att arkivera ett team är väldigt enkelt. Det största kruxet är att det bara är globala Teams-adminsitratörer som kan göra det. Det räcker inte med att vara ägare av teamet.

Microsoft beskriver hur det fungerar och hur du gör det i denna artikel:
https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/archive-or-delete-a-team

Det finns i huvudsak två sätt varav det ena är enklare än det andra. Artikeln ovan beskriver faktiskt den lite krångligare metoden.

Det enkla sättet för en Teams-administratör att arkivera ett team

Öppna Teams (spelar ingen roll om du gör det via Webben eller i klientprogrammet). Klicka på knappen för att se dina Team. Klicka på kugghjulet under Teamslistan.

Du får nu upp en lista med organisationens team:

Längst till höger har varje team de vanliga tre punkterna som visar att du kan få upp en åtgärdsmeny. Klicka på dem och välj sedan att "Arkivera team"/"Archive team".

Du får nu upp en dialogruta som låter dig bestämma om du vill göra SharePoint-innehållet skrivskyddat för medlemmarna.

Gör ditt val och klicka på "Arkivera"/"Archive" så är det klart. Teamet är arkiverat.

Nästa gång du klickar på kugghjulet under teamslistan så ligger det arkiverade teamet i en egen kategori längst ner i listan:

Superenkelt och faktiskt riktigt användbart.

Skulle det visa sig att ni vill återaktivera ett arkiverat team är det lika enkelt. Be teamsadministratören gå in i listan igen och klicka på de tre punkterna, men denna gång välja "Återställ team"/"Restore team", då blir teamet aktivt igen.

Tycker du det är bättre att göra det från den centrala administationen så går det också bra.

• Gå till Teams centrala administration.
• Välj "Teams".
• Välj "Manage teams".
• Bocka för teamet du vill arkivera.
• Klicka på knappen "Archive" i verktygsfältet över teams-listan.

Du ser vilka team som redan arkiverats längst till höger i listan.

De arkiverade teamen kan återställas eller "Unarchive" från samma knapp som du arkiverar de aktiva teamen med.

Att arkivera ett team kan vara en bra mellanåtgärd innan ni raderar ett team. Arkivera teamet, låt det ligga arkiverat ett tag. Flytta sedan dokumenten ni vill ha kvar till en passande plats innan ni slutgiltigen raderar teamet.

--- --- ---

Ola Lövgren, lösningsutvecklare, Axalon