Fortsätt till huvudinnehåll

Låt Outlook och Teams samarbeta

Kopplingar mellan Outlook & Teams

Konversationer / Chattar

Om du snabbt vill ha svar på en fråga från en kollega som du regelbundet chattar med i Teams är det väldigt enkelt att bara skicka ett Chatt-meddelande i Teams till kollegan. Efter ett tag inser ni  att ni behöver ta med andra i konversationen. Det är inte alltid smidigast att ta med dem i den befintliga Teams-konversationen det kan vara lämpligare att flytta konversationen till Outlook.

Det kan även hända att ni arbetar med ett projekt, konverserar om en åtgärd i Teams, kommer till ett beslut eller en slutsats som ni vill delge flera. 

I ett inlägg i en Teams-konversation (chat) kan ni gå till inlägget, klicka er in i det så ni får upp den lilla åtgärdsmenyn ovanför inlägget, klicka på trepunktsikonen och välja "Dela till Outlook":


Då du gjort detta val kommer en dialogruta för själva e-postmeddelandet upp:


Du har friheten att ange vilka du vill skicka till, lägga till ett ämne och sedan skriva mer kring själva inlägget innan du skickar det.

Hur gör jag åt andra hållet? Jag har fått ett mail och vill lägga in det i Teams. Det beror lite på vad du vill föra från Outlook till Teams och var du vill att det ska sparas.

Nu för tiden är det smidigt att dra och släppa hela e-postmeddelanden eller bilagor i e-postmeddelanden till en kanals fil-flik eller till ett inlägg i en chat.

Om du tar ett e-postmeddelande i din inbox och drar det till en Chat-ruta i Teams så kan du släpa e-postmeddelandet i chatten.


E-postmeddelandet läggs in som en bilaga i chat-inlägget. Du kan skriva text kring bilagan för att komplettera texten i e-postmeddelandet. Samma med den eller de bilagor du drar dit. Sedan är det bara att skicka meddelandet och allt finns tillgängligt i chatten.

Den som vill läsa e-postmeddelandet eller den bifogade filen får dubbelklicka på filen i chatten för att få upp den i lämpligt program.

Vill du ta text från ett e-postmeddelande och visa i chatten som text i ett inlägg får du i dagsläget kopiera texten från brevet och klistra in den i chat-inlägget manuellt.

Du kan också dra ett e-postmeddelande eller en bifogad fil från Outlook till dokumentfliken i en kanal och släppa in den i dokumentbilioteket.

Möten

Du har ju kunnat lägga till ett Teams Add In i Outlook ett bra tag nu. Med hjälp av den kan du koppla ett Teamsmöte till ditt Outlookmöte.


I dagens Corona-tider är ju nästan alla möten Teams-möten, det går därför att ställa in så att ett Outlook-möte automatiskt får en Teams-länk i sig.

Gå till Arkiv (File) =>  Alternativ (Options) => Kalendern (Calendar) och hitta alternativet för att lägga till ett online-möte i alla mötesinbjudningar. Bocka för det.

Hädanefter kommer alla dina mötesinbjudningar att innehålla en länk till ett Teams-möte av sig själv.


Kom dock ihåg att detta gäller om du väljer att skapa ett möte, inte en händelse.

Gör du som jag oftast gör: Skapar en händelse i kalendern först, genom att markera mötestiden i kalendern, skriva rubriken för mötet och sedan dubbelklicka dig in i händelsen och börja bjuda in folk, så blir det inte automatiskt ett Teamsmöte i mötesinbjudan.


Tänk också på att det finns en speciell knapp för att skapa ett nytt möte i Outlooks kalender. Det är när du klickar på den knappen som du automatiskt får med Teamsmötet i inbjudan (förutsatt att du ställt in att det ska vara så). Gör du det på annat sätt kan det hända att länken till ett Teamsmöte inte läggs in automatiskt, trots att du ställt in att den ska läggas dit.


Kommer snart

I en nära framtid blir integrationen ännu bättre då du kommer att få ytterligare två integrationer mellan Outlook och Teams:

  1. Du kommer att kunna gå in i ett skapat möte i Outlook och därifrån ändra mötesinställningarna för teamsmötet.

    Det krångliga är att du (som i teams) måste skapa mötet först och därefter gå tillbaks in i mötesinbjudan för att komma åt den nya knappen för att kunna redigera mötesinställningarna.

  2. Du kommer att kunna starta ett snabbmöte i Teams direkt från Outlook kalendern. Det kommer att läggas till en liten knapp för detta uppe till höger i kalendervyn rätt så snart.
Jag återkommer med detta när jag själv fått dessa möjligheter så jag kan visa dem på bild. För mig är de inte här ännu men de kommer snart.

---   ---   ---

En liten notering: Officepaketet med Word, Excel, PowerPoint, Outlook mm. heter inte länre "Office 365 ProPlus". Sedan 21 April, 2020 heter det "Microsoft 365 Apps for enterprise".

---   ---   ---

Ola Lövgren, lösningsutvecklare, Axalon

Etiketter:

Kommentarer

Skicka en kommentar

Populära inlägg i den här bloggen

Teams - Grupprum / Breakout rooms

Grupprum i Teams Nu har Grupprummen äntligen kommit till Teams. Fördelen med det är att ni enkelt kan dela in er i mindre grupper under ett möte och tillfälligt arbeta i egna grupprum för varje grupp. När grupparbetet är klart kan ni sedan enkelt återgå till huvudmötet. Allt arbete ni dokumenterat i grupprummet är sedan kvar och åtkomligt under resten av mötet och därefter. Det finns dock ett par förutsättningar för att detta ska fungera: Du måste ha aktiverat Teams nya mötesutseendet  ( hur du gör det kan du se här ). För att kunna skapa grupprum och agera mötesorganisatör måste du jobba i Teams-klienten, inte i webb-klienten. Du kan dock delta i möten med grupprum via webbklienten. Om du ska hålla ett möte med flera deltagare där du vill kunna dela upp deltagarna i flera grupper som diskuterar internt, utan att alla i mötet ska behöva vara med under diskussionen (ett grupparbete), så kan du nu skapa grupprum under mötet. Möjligheten till detta visas under mötet. Det går att ...
4 kommentarer
Läs mer

Microsoft Bookings, så mycket mer än vad du tror!

  Nu har vi tittat närmare på funktionen Bookings i Microsoft 365. En tjänst som många kanske bara ser i sina menyer, men väljer att scrolla förbi. Vi på Axalon har testkört funktionen och den kan göra mer nytta än vad många tror.   Vad är Bookings? Bookings är en funktion som finns med i de Microsoft licenser som innefattar Exchange. Det är en tjänst som är sammankopplad med dina medarbetares Outlook. Du når Bookings via startsidan office.com och den omtalade våfflan. (vilket för övrigt är en suverän sida för alla Microsoft 365 användare) eller via Teams.   Bara till för frisörer och däckföretag? Vid en snabb överflygning kan man säga att Bookings är en tjänst att erbjuda andra att boka min, mina kollegors tid för en specifik tjänst eller uppgift.   Ett exempel ser du längre ned i denna text. Där kan du boka in mig för en demo av just Bookings. Det behövs heller inga tekniska kunskaper för att hantera Bookings. Jag är absolut ingen tekniker eller adminis...
2 kommentarer
Läs mer

Teams - Omröstningar under möten

Att använda Forms för att göra omröstningar under möten Forms har integrerats med Teams så att du kan skapa enkätfrågor i Teams chattar. Det handlar om enstaka flervalsfrågor, inte hela Formsenkäter eller en grupp av sammanhängande frågor. Säg att du har ett mötet gällande ett beslut om en designlösning där du tagit fram tre olika förslag. Du vill att mötesdelytagarna ska kunna rösta på vilket förslag de tycker är bäst. För att ingen ska veta vem som röstat på vad vill du att de som röstar ska vara anonyma. Då Forms integrerats med Teams kan du skapa en enkätfråga för att lösa detta. Du kan skapa frågan (eller frågorna, om du har flera) innan mötet eller under pågående möte. Väljer du att skapa frågan före mötet  kan du välja om du vill lansera den redan innan mötet startat eller först då beslut ska tas om detta under mötet. Det går till och med att skapa frågan efter mötet och låta deltagarna svara på den i efterhand. Frågan kommer att ligga kvar i möteschatten även efter mötet. H...
Skicka en kommentar
Läs mer