Fortsätt till huvudinnehåll

SharePoint - Aviseringar - (Del 2 av 3 om aviseringar i M365)

Aviseringar i SharePoint

De flesta organisationer vill ha någon form av nyhetskanal för att få ut nyheter till alla eller riktade grupper inom organisationen. SharePoints nyhetsfunktion är en sådan kanal.

  • Hur kan vi hålla oss och andra uppdaterade gällande nyheter från viktiga källor?
  • Om vi skriver en viktig nyhet kan vi då se till att alla inom organisationen blir medvetna om den och lätt ser den?

Standard

SharePoint online har en funktionalitet som automatiskt skickar en summering av den senaste veckans nyheter: "The SharePoint auto-news digest feature".

"The SharePoint auto-news digest feature" ser vilka nyheter som publicerats under den senaste veckan och identifierar de nyheter som:

  • Du har rätt att se
  • Berör dig
  • Du inte har läst.

Om några av veckans nyheter finns kvar, sorterar den dem baserat på relevans och gör en sammanfattning av de 10 mest relevanta nyheterna. Denna sammanfattning skickas sedan till dig i ett e-postmeddelande varje vecka.

"The SharePoint auto-news digest feature" är som standard påslagen, men om din organisation inte skulle vilja ha den påslagen kan en administratör slå av (eller på) den med hjälp av PowerShell-kommandot:

Set-SPOTenant -EnableAutoNewsDigest $false

Om din organisation tillåter att ni kommenterar och/eller "Gillar" nyheterna kommer du automatiskt att få meddelanden om:

  • En av de nyheter du är författare till får en kommentar.
  • En kommentar du skrivit får ett svar.
  • En av de nyheter du skrivit får en "Gilla"-markering.

Du kan själv ställa in om dessa standardinställningar ska gälla dig.

Gå till den centrala "SharePoint"-sidan i M365.

Du kommer dit genom att vara inloggad på en sida i ert M365 och:

  1. Klicka på "SharePoint"-länken i M365-rubrikraden, överst på sidan.
  1. Klicka på den "Belgiska våfflan" längst till vänster i M365-rubrikraden och sedan välja "SharePoint" bland de appar som visas.

När du kommit till "SharePoint"-sidan får du klicka på kugghjulet som är längst till höger på M365-rubrikraden.

Sedan väljer du "Inställningar för e-postaviseringar" i den rullgardinsmeny som visas.

Du får då upp en panel som låter dig välja vilka av dessa funktioner som du vill ha igång:

På så vis kan du styra lite av de meddelanden du får (eller inte får) från SharePoint.

Att skicka meddelande om en nyhet

Du kan även få e-postmeddelanden om en nyhet ifall den som skrivit nyheten väljer att "Höja" (Promote) nyheten.

Då du skrivit klart och publicerat en nyhet visas ett alternativ som låter dig "Höja" nyheten på olika sätt.

Om du klickar på "Höj" (Promote) så får du följande alternativ i en panel på nyhetens högra sida:

Väljer du alternativet "E-post" kan du skicka ut ett e-postmeddelande till valfria grupper och mottagare om just denna nyhet.

Aviseringar från SharePoint appen i din mobil

Om du har installerat SharePoint-appen i din mobil kan du även få aviseringar från den.

Inställningarna för aviseringarna är i princip de samma som de du kommer åt via "SharePoint"-sidan:

Du kommer till inställningarna inne i SharePoint appen. Gå till "Jag"-alternativet längst ner på skärmen.

Då du kommer till "Jag"-sidan ser du ett kugghjul i övre högra hörnet. Klicka på det för att komma till inställningarna. I inställningarna går du till valet "Push-meddelanden".

Det är härifrån du kan välja vilka inställningar du vill ha:

Givetvis spelar ju mobilens inställningar för aviseringar också roll i sammanhanget.

---   ---   ---

Detta var den andra delen i en serie på tre blogginlägg som handlar om aviseringar du får från M365.

  1. Aviseringar i Teams ser du här.
  2. Detta inlägg var om aviseringar i SharePoint
  3. Sista inlägget är om aviseringar i Yammer - jag lägger till en länk till detta inlägg så snart det publicerats.

---   ---   ---

Ola Lövgren, lösningsutvecklare, Axalon

Kommentarer

Populära inlägg i den här bloggen

Teams - Grupprum / Breakout rooms

Grupprum i Teams Nu har Grupprummen äntligen kommit till Teams. Fördelen med det är att ni enkelt kan dela in er i mindre grupper under ett möte och tillfälligt arbeta i egna grupprum för varje grupp. När grupparbetet är klart kan ni sedan enkelt återgå till huvudmötet. Allt arbete ni dokumenterat i grupprummet är sedan kvar och åtkomligt under resten av mötet och därefter. Det finns dock ett par förutsättningar för att detta ska fungera: Du måste ha aktiverat Teams nya mötesutseendet  ( hur du gör det kan du se här ). För att kunna skapa grupprum och agera mötesorganisatör måste du jobba i Teams-klienten, inte i webb-klienten. Du kan dock delta i möten med grupprum via webbklienten. Om du ska hålla ett möte med flera deltagare där du vill kunna dela upp deltagarna i flera grupper som diskuterar internt, utan att alla i mötet ska behöva vara med under diskussionen (ett grupparbete), så kan du nu skapa grupprum under mötet. Möjligheten till detta visas under mötet. Det går att förb

Glöm inte slå på de nya Teamsfunktionerna

Semestern är över och vi är tillbaka på jobbet med Teamsmöten och andra trevliga aktiviteter. Det har hänt en hel del i Teams (och fortsätter att hända saker) i samband med semestern. Den största nyheten är att dina möten och samtal kan öppnas i ett eget, separat fönster, skilt från Teams-programmets huvudfönster. Det tillåter dig att lättare växla mellan mötet eller samtalet och dina resurser i Teams. Dessutom får du: Mötes- och samtalskontrollerna i övre kanten av mötes eller samtalsfönstret istället för i nedre delen av det. De kommer att finnas tillgängliga hela tiden (utan att du ska behöva vifta med muspekaren för att få igång dem) och de är inte i vägen för den delade skärmen eller videon som visas. "Large gallery view" låter dig se upp till 49 videovisingar av deltagare samtidigt. Detta visningsläge är tillgängligt om mötet har 10 eller fler deltagare som har igång sin videokamera. För att slå på "Large gallery" går du till "Fler alternativ"

Microsoft Bookings, så mycket mer än vad du tror!

  Nu har vi tittat närmare på funktionen Bookings i Microsoft 365. En tjänst som många kanske bara ser i sina menyer, men väljer att scrolla förbi. Vi på Axalon har testkört funktionen och den kan göra mer nytta än vad många tror.   Vad är Bookings? Bookings är en funktion som finns med i de Microsoft licenser som innefattar Exchange. Det är en tjänst som är sammankopplad med dina medarbetares Outlook. Du når Bookings via startsidan office.com och den omtalade våfflan. (vilket för övrigt är en suverän sida för alla Microsoft 365 användare) eller via Teams.   Bara till för frisörer och däckföretag? Vid en snabb överflygning kan man säga att Bookings är en tjänst att erbjuda andra att boka min, mina kollegors tid för en specifik tjänst eller uppgift.   Ett exempel ser du längre ned i denna text. Där kan du boka in mig för en demo av just Bookings. Det behövs heller inga tekniska kunskaper för att hantera Bookings. Jag är absolut ingen tekniker eller administratör av Microsoft