Teams: Förändringar som gör bra funktioner bättre

Förändringar jag gillar i Teams

Det är lätt att fortsätta i samma hjulspår i ett verktyg man ofta använder. Vanor etablerats och bra funktioner riskerar att inte användas då de i början upplevdes som krångliga. Små men viktiga förändringar kan dock göra att man börjar använda funktioner man tidigare undvikit.

Det gäller bara att hitta den nya funktionaliteten. Det är inte alltid så lätt.

Jag upplever att Microsoft uppdaterar Microsoft 365 med sådana små guldkorn hela tiden. Här tänkte jag lista några av de guldkorn jag hittat i Teams. Listan kommer inte vara fullständig då många av dessa små förändringar inte alltid får stora rubriker och allt för lätt missas.

Ni har säkert hittat egna favoriter som jag inte hittat. Dela gärna med er av era fynd i kommentarerna.

Möten kopplade till en kanal 

I Teams går det att koppla ett möte med mötesanteckningar, whitebordsanteckningar, utskrifter av konversationen under mötet (om det hålls på engelska), mm. till en kanal. Fördelen med detta kan vara stor. Det gör att vi samlar relevant information gällande ett arbetsområde på en central plats. Något som är önskvärt för en god och hållbar informationshantering. Jag upplevde dock detta som krångligt då funktionen först lanserades. Det är fortfarande lite krångligt om du helt utgår ifrån Outlook för att skapa dina möten.

Det guldkorn som kommit i Teams som kan göra detta enklare är en liten rullgardinsknapp som du ser i varje kanal nu för tiden.

Du har fått en liten knapp du kan välja för att starta ett möte direkt eller att schemalägga ett möte från kanalens fönster. Detta gör det mycket enklare att koppla ett möte till en viss kanal.

Kan ni sedan få till ett aktivt användande av beslutspunker i mötesanteckningarna kan ni ha en god dokumentation av vad mötet kommer fram till som är relevant för arbetet i kanalen.

Videobakgrunder

Jag bloggade om videobakgrunder då de kom ("Teams - personlig bakgrund för videomöten"). Vid introduktionen fanns inte möjligheten att lätt lägga till eller ta bort egna bakgrunder. Du fick lov att veta vilken mapp du skulle göra detta i för att få det att fungera. Nu för tiden kan du lätt:

1. Lägga till en bakgrundsbild
2. Ta bort en bakgrundsbild du själv lagt till

Du kommer bl.a. åt detta i det nya fönstret för att ansluta till ett möte.

Guldkorn i det nya mötesgränssnittet

Bara att mötet kommer upp i ett eget fönster är smidigt.

En av mina favoriter är knappen för att slå av ljud innan du går in i ett möte.

Det är rätt ofta vi sitter i samma rum och går in i samma möte för att vi ska dela skärm för att visa just den del av lösningen som var och en ansvarar för. Är vi två eller tre personer kan mötesledaren ha ljud och bild på och vi andra går in med ljud och mikrofon av. Då är denna knapp guld värd. Den har fungerat klockrent, utan rundgång och tillfällig förvirring som tidigare var en ganska vanlig del av digitala möten med flera deltagare i samma rum.

Ljudhantering under möten

Många gånger råkar vi ut för att en eller flera deltagare har bakgrundsljud de inte är medvetna om eller inte hinner hantera för det är ett barn som behöver uppmärksamhet eller annat. Många möten avbryts av att mötesansvarig ber någon slå av sin mikrofon för att inte störa alla andra i mötet.

Det som är bra att veta är att du kan stänga av mikrofonen för en annan mötesdeltagare (om du har tillräckliga rättigheter i mötet).

Du högerklickar helt enkelt på deltagarens bild eller använder alternativen i deltagarlistan. Det finns alternativ för de enskilda deltagarna. Du kan slå av deras mikrofoner eller till och med kasta ut dem från mötet.

Du kan även slå av mikrofonerna för samtliga mötesdeltagare via knappen "Slå av ljud för alla". I motsats till lydelsen slår du inte av ljudet för deltagarna, du slår av ljudet från deltagarna, dvs. deras mikrofoner. Deltagarna fortsätter höra dig (om ingen slagit av din mikrofon).

En varning kring detta: Du kan inte slå på en mikrofon du slagit av för någon annan. Mötesdeltagaren måste själv slå på sin mikrofon för att åter höras i mötet.

Avsluta ett möte

En annan smidig funktion är att du faktiskt kan välja om du:

1. Bara vill gå ut ur ett möte och låta alla andra vara kvar i mötet så länge de vill.
2. Avsluta hela mötet och därmed säkerställa att ingen är kvar i mötet och eventuellt lyssna på eftersläntrare som glömt gå ur mötet.

Tittar du på "Lämna"-knappen ser du att den har en liten pil på högerkanten. Det är för att du har två val i knappen.

1. Ta bort dig själv från mötet - "Lämna" mötet.
2. Avsluta mötet helt så alla får lämna mötet på en gång.

Jag kan tänka mig situationer då det är bra och till och med viktigt att kunna göra säkerställa att mötet avslutas. Säg att du har ett kundmöte och ni är flera från företaget som varit med på olika håll. Någon kanske får ett telefonsamtal och distraheras av detta utan att tänka på att stänga av mikrofonen men de går åt sidan för att inte störa. Då alla lämnar mötet utom telefonprataren och en ivrig lyssnare framträder ljudet av samtalet tydligare än man tror då allt annat blir tyst. Då kan det vara bra att ha vanan att avsluta mötet så ingen kan lyssna kvar.

Ibland är det dock viktigt att jag lämnar utan att avsluta så övriga kan fortätta mötet. Tänk då på att du kan ange att mötet ska spelas in så du kan se fortsättningen vid senare tidpunkt om det är viktigt för dig.

Det var några förbättringar, några nya tips som möjliggjorts på sista tiden. Har du liknande tips att dela med dig av så gör gärna det i kommentarerna till bloggen. Det är värdefullt för oss alla att bli bra på detta vverktyg då vi arbetar mycket i det.

Det ser ju heller inte ut som om arbetet i Teams kommer att minska i framtiden...

--- --- ---

Ola Lövgren, lösningsutvecklare, Axalon