Nio sätt att hitta dokumenten du senast arbetat med

Hitta dokument du & andra senast arbetat med

Då vi arbetar med ett dokument kan det vara skönt att lätt hitta tillbaka till det en stund efter att man senast jobbade med det. Jag tänkte se på några av de otaliga sätt vi kan få hjälp av systemet för att hitta de dokument vi senast arbetat med.

Ibland kan det också vara smidigt att enkelt kunna hitta dokument som andra arbetat med, Även här kan systemet hjälpa oss.

Om du har Microsoft 365 finns det flera olika sätt för dig att snabbt hitta:

Det du senast arbetat med:

1. Via Word, Excel och PowerPoint
2. Via Windows utforskare
3. Via Windows sökfunktion
4. Via Teams
5. Via OneDrive
6. Via Office.com eller Edge
7. Via SharePoints globala navigation
8. Via SharePoint-sidan i Office 365
9. Via webbdelen "Recent documents"

Det andra just jobbat med

1. Via personens profil

Vilka filer du ser skiljer sig mellan de olika alternativen:

• Via Word, Excel och PowerPoint samt Windows sök kan du se alla filer både från lokala datorn, nätverket och molnet.
• Via Windows utforskare ser du bara filer lagrade på lokala datorn eller ert egna nätverk.
• I övriga fall jag tar upp ser du bara filerna lagrade i molnet.

Att hitta det jag själv arbetat med

1. Via Word, Excel och PowerPoint

Alla Office-program (eller M365 Appar) har en tjänst som lätt låter dig hitta de filer du senast arbetat med. Om du öppnar programmet (t.ex. Word) kan det se lite olika ut beroende på dina inställningar. I Office-programmen kan du slå på eller av om du vill se en speciell startsida eller bara ett blankt dokument, då du öppnar programmet, detta styrs av alternativet "Visa startskärmen när programmet startas" ("Show the Start screen when this application starts").

Väljer du att visa startskärmen så får du automatiskt se de dokument du senast arbetat med.

Du kan även fästa dokument du lätt vill kunna hitta. Till höger om filnamnet hittar du ett häftstift. Klickar du på häftstiftet fäster du filen så du hittar den under fliken "Fästa" ("Pinned")

Har du slagit av startskärmen får du upp ett blankt dokument men du kan du alltid hitta de dokument du senast arbetat med via Arkiv => Öppna.

Här hittar du dokumenten på ett liknande sätt. Du har även möjlighet att välja startplats för ditt sökande av dokument. Även här kan du fästa dokument du lätt vill komma tillbaks till med häftstiftet.

Ett sätt jag tycker är ännu enklare är att använda ikonerna på startfältet. Om du fäster din app-ikon på startfältet så kan du högerklicka på den för att se de filer du senast arbetat med.

Även här kan du fästa en eller flera av de filer du arbetat med för att vara säker på att du hittar dem i listan.

Det är de 10 senaste filerna du får se.

Detta är en genväg jag använder väldigt ofta.

Även här kan du fästa de filer du snabbt vill komma åt med häftstiftet.

2. Via Windows utforskare

Här ser du bara filer som lagras på din hårddisk eller det klassiska nätverket, inte filer i molnet.

3. Via Windows sökfunktion

I startfältet kan du komma åt Windows inbyggda sökfunktion på olika sätt. Enklast är nästan att klicka på Windows-knappen och sedan bara skriva det du söker efter. Om du skriver "Word" får du upp ikonen för Word, några val gällande vad du kan göra med appen och en lista med de dokument du senast arbetat med.

Du kan också söka på "Excel" eller "PowerPoint" osv. Det du får upp är dock väldigt likt det du får då du högerklickar på programmets ikon på startfältet.

---   ---   ---

I alla följande alternativ ser du bara filer lagrade i molnet.

4. Via Teams

Inne i Teams kan du också få upp de senaste filerna du arbetat med. Du använder appen "Filer".

Som du ser kan du också få en förteckning över de filer du kan nå via något team i Teams, filer du har i OneDrive och du kan knyta till andra molnlagringar och få en ingång till de filer du har där.

Då du vill arbeta med en fil kan du antingen klicka på namnet och få upp filen direkt i Teams eller så kan du klicka på ellipsen [...] längst till höger på filens rad och välja vad du vill göra.

Klickar du på "Kopiera länk" så får du upp en dialog där du får välja om du vill ha länken till filen via Teams eller direkt i SharePoint (där Teams-filer faktisk lagras, men det visste du ju redan).

5. Via OneDrive (på webben)

Om du öppnar OneDrive i webbläsaren så kan du välja att se på vyn över dina "Senaste"-filer.

Även här har du en ellips [...] till höger om filnamnet där du kan välja vad du vill göra med filen.

6. Via Office.com eller Edge

Via webbsiten "Office.com" eller (om du loggat in med ditt M365-konto i Edge och ställt in dina nya flikar så de visar din M365-information) får du möjligheten att både se de senaste filerna du arbetat med och andra filer M365:s artificiella intelligens tycker du kan ha intresse av.

Office.com

Ny flik i Edge

Du kan se mer om att logga in i Edge och se M365 information här:

• Använd inställningarna för "Ny flik" i Edge för att bli effektivare i Office 365 (axalontech.blogspot.com)
• Profiler i Edge - Bra att använda för fler än bara utvecklare (axalontech.blogspot.com)

7. Via SharePoints globala navigation

Microsoft har ju introducerat en ny global navigation. I den ingår möjligheten att se de senaste filerna du arbetat med i molnet.

Det finns inte så mycket mer du kan göra än att öppna filen i webbklienten. Det är dock enkelt at komma åt att läsa filen och heller inte svårt att ta sig från webbläsaren till klientprogrammet.

Ovanför valet för att se dina senaste dokument finns valen att se webbplatser och nyheter.

8. Via SharePoint-sidan i Office 365

Här ser du inte dokumenten lika direkt, här ser du webbplatser. Men på varje webbplatskort ser du de senaste dokument du eller någon annan arbetat med på just den webbplatsen.

Du ser nyheter, vanliga webbplatser och föreslagna webbplatser. Det är ju bra för du hittar ofta dokument du söker via den webbplats de är på.

9. Via webbdelen "Recent documents"

Jag vill också ta med en källa du kanske inte kan styra så mycket själv men som kan vara bra att tänka på i sammanhanget. I SharePoint kan du lägga till en webbdel som visar de dokument du senast arbetat med. I vissa fall kan det vara väldigt smidigt att få in denna webbdel på en sida.

Att se det andra just arbetat med

Ibland kan det vara väldigt hjälpsamt att kunna se vad en viss person just arbetat med. Det kan du göra på flera sätt. Du har sett att du till viss del kan se det i t.ex. "Rekommenderat" delarna av Office.com eller SharePoint-sidan.

1. Via personens profil

Enklaste sättet är att klicka på någons personlänk. Ser du en bild på någon eller deras namn kan du oftast klicka på bilden eller namnet för att komma till deras profilkort.

Du kan också söka efter personen och klicka på länken till deras profil i sökningen.

I detta exempel sökte jag på mig själv. Prova själv att söka efter en kollega och klicka på deras profillänk,

Då profilen visas finns det några rubriker att klicka på just under bilden: bl.a. "Översikt", "Kontakt" och "Filer". Intressant här är "Filer" som visar de senaste filerna personen arbetat med som du har behörigheten att se. Du kommer inte att få se filer du inte har behörighet att se.

---   ---   ---

Det finns säkert fler platser att gå till för att hitta filer du eller dina kollegor arbetat med senast. Skriv gärna dina tips och erfarenheter av detta i kommentarerna.

---   ---   ---

Ola Lövgren, lösningsutvecklare, Axalon