Teams - Tänk på VAR du pratar och möts (del 1 av 4)

Det är lätt att hamna fel med sin chatt i Teams

Jag har arbetat i Microsofts Live Messenger och Skype under större delen av mitt arbetsliv. Likheten mellan en Skypechatt och ett telefonsamtal är stora. I de allra flesta fall sparar du inte ett telefonsamtal. Det är nog många som har liknande bakgrund som jag.

I Teams är det annorlunda. Dina chattar sparas och behålls för historisk referens. Det är t.o.m. svårt att bli av med dem, om du någon gång skulle vilja det. Du kan även ha chattar på flera olika ställen:

1. Som "vanlig" chatt som sker mellan dig och en eller flera andra personer.
   Dessa chattar kopplas inte till något specifikt Team, de kopplas till personen/personerna du talar med, som i Skype.

1. Som en chatt i en kanal under ett Team.
   Detta ger möjligheten att hålla samman chattar, beslut och förfrågningar under det Team, projekt, ämnesområde eller vad för konstellation Teamet representerar.

Tanken med chattar kopplade till ett specifikt Team är ju väldigt god: chattar som tillhör ett Team ska alltid kunna hittas under det berörda Teamet.

Faran med Teams är dock att det är så enkelt och naturligt att göra som man är van vid från Skype; att starta en vanlig chatt, eller svara på en chatt som du inbjuds till, utan att reflektera över vilket Team chatten egentligen borde kopplas till.

Du börjar en vanlig chatt, det kan röra olika ämnen då du samarbetar med personen du konverserar med i flera projekt och helt plötsligt har ni avhandlat frågor som berör ett Team. Ni kanske till och med tagit beslut som påverkar projektet.

Själv startade jag ett projekt kopplat till en viss kund, la upp dokument och fixade allt som behövdes för projektet i ett dedikerat Team. Min medarbetare lades in tillsammans med kundens representanter. Veckan efter börjar en av kundens representanter en chatt i den vanliga chatten (som inte är kopplad till något Team) och naturligt svarade jag på de frågor som kom upp. Dagen efter fortsatte vi chatten och löste flera problem. Allt var frid och fröjd, tills min kollega skulle få insyn i chatten, det var då jag insåg mitt misstag. Hela chatten rörde det Teamet var uppsatt för men låg helt fel. Jag fick bjuda in min kollega och se till att han fick se hela chat-historiken i chatten. Det löser ju problemet för stunden men när vi om ett halvår, ett år vill se hela bilden av projektet så ligger ju denna chatt helt fel. Den är inte kopplad till Teamet och hela tanken med att samla alla beslut och chattar på ett ställe fallerade.

Kopplat till detta är det faktum att dokument som läggs in i en chatt i Teams läggs på olika ställen beroende på var chatten ligger:

• En chatt kopplad till ett team lagras i teamets dokumentbibliotek i den bakomliggande SharePoint-siten. Det kan alltså hittas av teammedlemmarna i Teamet utan att de behöver vara med i den del av chatten som rör dokumentet (vill de se på den delen av chatten så kan de det för den ligger ju med som del i teamchatten).
• En chatt i den allmänna chatten lagrar dokumenten i OneDrive hos den som laddade upp dokumentet. Det finns alltså inte ens i Teams och kan bara ses av de som är med i chatten. Det blir ett delat dokument i uppladdarens OneDrive.

Att kunna flytta en chatt från att vara en allmän sådan till en chatt kopplad till ett Team är en av de mest önskade Microsoft Teams-uppdateringarna. Troligtvis kommer det att komma men frågan är när.

Slutsatsen är att det redan nu är bra att börja arbeta in en medvetenhet och god kultur som ger er vanan att konversera på rätt plats I Teams. Det hjälper er undvika misstag som detta.

Men lätt är det ju inte. Ränderna sitter i...

- - -     - - -     - - -

Ola Lövgren. lösningsutvecklare Axalon

- - -     - - -     - - -

Detta är första delen av fyra inlägg gällande chattar i Teams. Övriga delar är:

2. Att bjuda in fler personer till en Teams-chatt
3. Att namnge en Teams-chatt
4. Att koppla en mötesinbjudan till en specifik kanal i ett team