Fortsätt till huvudinnehåll

Teams - Tänk på VAR du pratar och möts (del 1 av 4)

Det är lätt att hamna fel med sin chatt i Teams

Jag har arbetat i Microsofts Live Messenger och Skype under större delen av mitt arbetsliv. Likheten mellan en Skypechatt och ett telefonsamtal är stora. I de allra flesta fall sparar du inte ett telefonsamtal. Det är nog många som har liknande bakgrund som jag.

I Teams är det annorlunda. Dina chattar sparas och behålls för historisk referens. Det är t.o.m. svårt att bli av med dem, om du någon gång skulle vilja det. Du kan även ha chattar på flera olika ställen:

  1. Som "vanlig" chatt som sker mellan dig och en eller flera andra personer.
    Dessa chattar kopplas inte till något specifikt Team, de kopplas till personen/personerna du talar med, som i Skype.
  1. Som en chatt i en kanal under ett Team.
    Detta ger möjligheten att hålla samman chattar, beslut och förfrågningar under det Team, projekt, ämnesområde eller vad för konstellation Teamet representerar.

Tanken med chattar kopplade till ett specifikt Team är ju väldigt god: chattar som tillhör ett Team ska alltid kunna hittas under det berörda Teamet.

Faran med Teams är dock att det är så enkelt och naturligt att göra som man är van vid från Skype; att starta en vanlig chatt, eller svara på en chatt som du inbjuds till, utan att reflektera över vilket Team chatten egentligen borde kopplas till.

Du börjar en vanlig chatt, det kan röra olika ämnen då du samarbetar med personen du konverserar med i flera projekt och helt plötsligt har ni avhandlat frågor som berör ett Team. Ni kanske till och med tagit beslut som påverkar projektet.

Själv startade jag ett projekt kopplat till en viss kund, la upp dokument och fixade allt som behövdes för projektet i ett dedikerat Team. Min medarbetare lades in tillsammans med kundens representanter. Veckan efter börjar en av kundens representanter en chatt i den vanliga chatten (som inte är kopplad till något Team) och naturligt svarade jag på de frågor som kom upp. Dagen efter fortsatte vi chatten och löste flera problem. Allt var frid och fröjd, tills min kollega skulle få insyn i chatten, det var då jag insåg mitt misstag. Hela chatten rörde det Teamet var uppsatt för men låg helt fel. Jag fick bjuda in min kollega och se till att han fick se hela chat-historiken i chatten. Det löser ju problemet för stunden men när vi om ett halvår, ett år vill se hela bilden av projektet så ligger ju denna chatt helt fel. Den är inte kopplad till Teamet och hela tanken med att samla alla beslut och chattar på ett ställe fallerade.

Kopplat till detta är det faktum att dokument som läggs in i en chatt i Teams läggs på olika ställen beroende på var chatten ligger:

  • En chatt kopplad till ett team lagras i teamets dokumentbibliotek i den bakomliggande SharePoint-siten. Det kan alltså hittas av teammedlemmarna i Teamet utan att de behöver vara med i den del av chatten som rör dokumentet (vill de se på den delen av chatten så kan de det för den ligger ju med som del i teamchatten).
  • En chatt i den allmänna chatten lagrar dokumenten i OneDrive hos den som laddade upp dokumentet. Det finns alltså inte ens i Teams och kan bara ses av de som är med i chatten. Det blir ett delat dokument i uppladdarens OneDrive.

Att kunna flytta en chatt från att vara en allmän sådan till en chatt kopplad till ett Team är en av de mest önskade Microsoft Teams-uppdateringarna. Troligtvis kommer det att komma men frågan är när.

Slutsatsen är att det redan nu är bra att börja arbeta in en medvetenhet och god kultur som ger er vanan att konversera på rätt plats I Teams. Det hjälper er undvika misstag som detta.

Men lätt är det ju inte. Ränderna sitter i...

- - -     - - -     - - -

Ola Lövgren. lösningsutvecklare Axalon

- - -     - - -     - - -


Detta är första delen av fyra inlägg gällande chattar i Teams. Övriga delar är:

  1. Att bjuda in fler personer till en Teams-chatt
  2. Att namnge en Teams-chatt
  3. Att koppla en mötesinbjudan till en specifik kanal i ett team

Kommentarer

Populära inlägg i den här bloggen

Glöm inte slå på de nya Teamsfunktionerna

Semestern är över och vi är tillbaka på jobbet med Teamsmöten och andra trevliga aktiviteter.Det har hänt en hel del i Teams (och fortsätter att hända saker) i samband med semestern.Den största nyheten är att dina möten och samtal kan öppnas i ett eget, separat fönster, skilt från Teams-programmets huvudfönster. Det tillåter dig att lättare växla mellan mötet eller samtalet och dina resurser i Teams. Dessutom får du:Mötes- och samtalskontrollerna i övre kanten av mötes eller samtalsfönstret istället för i nedre delen av det. De kommer att finnas tillgängliga hela tiden (utan att du ska behöva vifta med muspekaren för att få igång dem) och de är inte i vägen för den delade skärmen eller videon som visas."Large gallery view" låter dig se upp till 49 videovisingar av deltagare samtidigt. Detta visningsläge är tillgängligt om mötet har 10 eller fler deltagare som har igång sin videokamera. För att slå på "Large gallery" går du till "Fler alternativ" (…) i möt…

Teams - Värdefulla tips för att hålla bra möten

Bra att tänka på vid Teams-mötenJustera vilka aviseringar som visas under tiden du är inne i ett möte. Förutom att aktivt välja inställningar för dina aviseringar bör du se på funktionen "Focus Assist" i Windows 10.
Sitt ostört och tänk på vad du har i bakgrunden (om du ska ha videokameran igång). Du vet väl att du kan göra bakgrunden suddig både innan och efter du kommit in i mötet (se punkt 4).
Tänk även på att rensa vilka fönster du har öppna på aktuellt skrivbord innan du går in i ett möte (speciellt om du redan innan vet att du ska dela din skärm med övriga deltagare). Det kan synas både pinsamma och konfidentiella saker om du inte tänkt på vilka fönster du har öppna då du delar skärm. För den avancerade användaren finns möjligheten att ha flera skrivbord igång i Windows. Du kan öppna ett nytt skrivbord just för mötet om du vill ha kvar dina arbetsfönster på ditt ordinarie skrivbord öppnade under mötet utan att de visas.
Kontrollera din utrustning innan du startar mötet.…

Digitalisera dina besluts- och ärendenprocesser på mindre än en vecka!

Hantering av styrande dokument, beslut, ärenden, resursbokningar, avtal, mm snabbt och enkelt Nu, om någonsin, är det viktigt för många verksamheter att kunna föra över sina manuella flöden till digitala flöden. Flödensom fungerar då folk arbetar hemifrån, på distans.

Jag upplever att många ännu inte sett och förstått potentialen med SharePoint vad gäller att snabbt och enkelt sätta upp system för digital hantering av besluts-, ärende, gransknings- och avtalsflöden.
Det handlar ofta om att på enkelt sätt se till att: Ett visst flöde följs.Att användarna, vid ett visst flödessteg, inte ska behöva välja vem de skickar dokumentet, ärendet eller förfrågan till, flödet kan ofta sköta detta automatiskt.Att användaren, om de själva ska välja vem som ska granska eller godkänna, bara kan välja mellan relevanta roller eller ett mindre urval av relevanta personer att skicka till.Att det säkerställs att rätt person tar beslutet vid varje steg i flödet.Att varje roll, snabbt och tydligt kan få en …