Fortsätt till huvudinnehåll

Teams - Tänk på VAR du pratar och möts (del 1 av 4)

Det är lätt att hamna fel med sin chatt i Teams

Jag har arbetat i Microsofts Live Messenger och Skype under större delen av mitt arbetsliv. Likheten mellan en Skypechatt och ett telefonsamtal är stora. I de allra flesta fall sparar du inte ett telefonsamtal. Det är nog många som har liknande bakgrund som jag.

I Teams är det annorlunda. Dina chattar sparas och behålls för historisk referens. Det är t.o.m. svårt att bli av med dem, om du någon gång skulle vilja det. Du kan även ha chattar på flera olika ställen:

  1. Som "vanlig" chatt som sker mellan dig och en eller flera andra personer.
    Dessa chattar kopplas inte till något specifikt Team, de kopplas till personen/personerna du talar med, som i Skype.
  1. Som en chatt i en kanal under ett Team.
    Detta ger möjligheten att hålla samman chattar, beslut och förfrågningar under det Team, projekt, ämnesområde eller vad för konstellation Teamet representerar.

Tanken med chattar kopplade till ett specifikt Team är ju väldigt god: chattar som tillhör ett Team ska alltid kunna hittas under det berörda Teamet.

Faran med Teams är dock att det är så enkelt och naturligt att göra som man är van vid från Skype; att starta en vanlig chatt, eller svara på en chatt som du inbjuds till, utan att reflektera över vilket Team chatten egentligen borde kopplas till.

Du börjar en vanlig chatt, det kan röra olika ämnen då du samarbetar med personen du konverserar med i flera projekt och helt plötsligt har ni avhandlat frågor som berör ett Team. Ni kanske till och med tagit beslut som påverkar projektet.

Själv startade jag ett projekt kopplat till en viss kund, la upp dokument och fixade allt som behövdes för projektet i ett dedikerat Team. Min medarbetare lades in tillsammans med kundens representanter. Veckan efter börjar en av kundens representanter en chatt i den vanliga chatten (som inte är kopplad till något Team) och naturligt svarade jag på de frågor som kom upp. Dagen efter fortsatte vi chatten och löste flera problem. Allt var frid och fröjd, tills min kollega skulle få insyn i chatten, det var då jag insåg mitt misstag. Hela chatten rörde det Teamet var uppsatt för men låg helt fel. Jag fick bjuda in min kollega och se till att han fick se hela chat-historiken i chatten. Det löser ju problemet för stunden men när vi om ett halvår, ett år vill se hela bilden av projektet så ligger ju denna chatt helt fel. Den är inte kopplad till Teamet och hela tanken med att samla alla beslut och chattar på ett ställe fallerade.

Kopplat till detta är det faktum att dokument som läggs in i en chatt i Teams läggs på olika ställen beroende på var chatten ligger:

  • En chatt kopplad till ett team lagras i teamets dokumentbibliotek i den bakomliggande SharePoint-siten. Det kan alltså hittas av teammedlemmarna i Teamet utan att de behöver vara med i den del av chatten som rör dokumentet (vill de se på den delen av chatten så kan de det för den ligger ju med som del i teamchatten).
  • En chatt i den allmänna chatten lagrar dokumenten i OneDrive hos den som laddade upp dokumentet. Det finns alltså inte ens i Teams och kan bara ses av de som är med i chatten. Det blir ett delat dokument i uppladdarens OneDrive.

Att kunna flytta en chatt från att vara en allmän sådan till en chatt kopplad till ett Team är en av de mest önskade Microsoft Teams-uppdateringarna. Troligtvis kommer det att komma men frågan är när.

Slutsatsen är att det redan nu är bra att börja arbeta in en medvetenhet och god kultur som ger er vanan att konversera på rätt plats I Teams. Det hjälper er undvika misstag som detta.

Men lätt är det ju inte. Ränderna sitter i...

- - -     - - -     - - -

Ola Lövgren. lösningsutvecklare Axalon

- - -     - - -     - - -


Detta är första delen av fyra inlägg gällande chattar i Teams. Övriga delar är:

  1. Att bjuda in fler personer till en Teams-chatt
  2. Att namnge en Teams-chatt
  3. Att koppla en mötesinbjudan till en specifik kanal i ett team
Etiketter:

Kommentarer

Skicka en kommentar

Populära inlägg i den här bloggen

Teams - Grupprum / Breakout rooms

Grupprum i Teams Nu har Grupprummen äntligen kommit till Teams. Fördelen med det är att ni enkelt kan dela in er i mindre grupper under ett möte och tillfälligt arbeta i egna grupprum för varje grupp. När grupparbetet är klart kan ni sedan enkelt återgå till huvudmötet. Allt arbete ni dokumenterat i grupprummet är sedan kvar och åtkomligt under resten av mötet och därefter. Det finns dock ett par förutsättningar för att detta ska fungera: Du måste ha aktiverat Teams nya mötesutseendet  ( hur du gör det kan du se här ). För att kunna skapa grupprum och agera mötesorganisatör måste du jobba i Teams-klienten, inte i webb-klienten. Du kan dock delta i möten med grupprum via webbklienten. Om du ska hålla ett möte med flera deltagare där du vill kunna dela upp deltagarna i flera grupper som diskuterar internt, utan att alla i mötet ska behöva vara med under diskussionen (ett grupparbete), så kan du nu skapa grupprum under mötet. Möjligheten till detta visas under mötet. Det går att ...
4 kommentarer
Läs mer

Microsoft Bookings, så mycket mer än vad du tror!

  Nu har vi tittat närmare på funktionen Bookings i Microsoft 365. En tjänst som många kanske bara ser i sina menyer, men väljer att scrolla förbi. Vi på Axalon har testkört funktionen och den kan göra mer nytta än vad många tror.   Vad är Bookings? Bookings är en funktion som finns med i de Microsoft licenser som innefattar Exchange. Det är en tjänst som är sammankopplad med dina medarbetares Outlook. Du når Bookings via startsidan office.com och den omtalade våfflan. (vilket för övrigt är en suverän sida för alla Microsoft 365 användare) eller via Teams.   Bara till för frisörer och däckföretag? Vid en snabb överflygning kan man säga att Bookings är en tjänst att erbjuda andra att boka min, mina kollegors tid för en specifik tjänst eller uppgift.   Ett exempel ser du längre ned i denna text. Där kan du boka in mig för en demo av just Bookings. Det behövs heller inga tekniska kunskaper för att hantera Bookings. Jag är absolut ingen tekniker eller adminis...
2 kommentarer
Läs mer

Teams - Omröstningar under möten

Att använda Forms för att göra omröstningar under möten Forms har integrerats med Teams så att du kan skapa enkätfrågor i Teams chattar. Det handlar om enstaka flervalsfrågor, inte hela Formsenkäter eller en grupp av sammanhängande frågor. Säg att du har ett mötet gällande ett beslut om en designlösning där du tagit fram tre olika förslag. Du vill att mötesdelytagarna ska kunna rösta på vilket förslag de tycker är bäst. För att ingen ska veta vem som röstat på vad vill du att de som röstar ska vara anonyma. Då Forms integrerats med Teams kan du skapa en enkätfråga för att lösa detta. Du kan skapa frågan (eller frågorna, om du har flera) innan mötet eller under pågående möte. Väljer du att skapa frågan före mötet  kan du välja om du vill lansera den redan innan mötet startat eller först då beslut ska tas om detta under mötet. Det går till och med att skapa frågan efter mötet och låta deltagarna svara på den i efterhand. Frågan kommer att ligga kvar i möteschatten även efter mötet. H...
Skicka en kommentar
Läs mer