Fortsätt till huvudinnehåll

Teams - Tänk på VAR du pratar och möts (del 3 av 4)

Att namnge en Teams-chatt

Det går ju att chatta på flera ställen i Teams:

  1. Du har den allmäna chatten (som i Skype)
  2. Chattar kopplade till kanaler i de olika teamen
  3. Chattar kopplade till möten (som i sin tur kan vara allmäna eller koplade till en specifik kanal i ett team).

Det finns (ännu) ingen funktion för att flytta på chattar, heller ingen funktion för att koppla nyckelord eller sökkriterier till en specifik chatt. Det är därför viktigt att du tänker på var du chattar med andra om har en ambition att lätt hitta dina chattar som rör ett visst ämne i efterhand.

Har jag då ingen chans att i efterhand se till att på bättre sätt hitta en chat om den råkat komma bland de allmäna chattarna istället för i en kanal i det team som den egentligen borde vara i?

Jo men visst; du kan döpa en chatt.

För att kunna göra detta måste dock vissa krav uppfyllas:

  • Om jag vet att jag vill döpa en chatt från första början kan jag döpa den direkt innan jag startar den.
    1. Tryck på knappen för en ny chatt
    2. Du får upp en textruta med rubriken "Till:" och uppmaningen "Börja skriva ett namn eller en grupp", längst till höger på den rutan finns en nedåtpil
    3. Klicka på nedåtpilen och skriv in önskat namn efter "Gruppnamn:"
    4. Lägg till minst två personer du ska chatta med.
      Om du bara lägger till en får du följande meddelande:
    5. Kör hårt!
  • Om jag vill döpa en chatt jag redan påbörjat:
    1. Se till att du chattar med mer än en person.
      Om du bara chattar med en enda person så är chatten kopplad till den personen och det finns inget val som ger dig möjlighet att döpa den chatten.
    2. Om ni är minst tre personer i chatten kommer det att finnas en penna till höger om medlemmarnas namn.

      Klicka på den.
    3. Fyll i det namn du vill att chatten ska ha och klicka på Spara

(Skulle du absolut vilja ha en namngiven chatt för enbart två personer kan du tillfälligt bjuda in en tredje person som gör att ni kan döpa chatten. Den tredje personen får sedan lämna chatten efter att den fått sitt namn. Chatten behåller då sitt namn fast ni bara är två i den. Gäller bara att hitta en kompis som går med på detta...)

Det är den tekniska delen av frågan. Vad är den praktiska slutsats vi får dra av hur det fungerar?

Återigen; försök tänka efter före chatten börjar, var ska vi lägga den?

Ha ett långsiktigt perspektiv på din planering,

  • Kommer vi att avhandla saker vi kommer att vilja hitta senare?
  • Dokumenterar vi de viktiga punkterna på andra platser?
    • I planner
    • I en ärende eller beslutslogg?
    • I projektdokument eller andra planeringsdokument?

När vi vet hur det fungerar kan vi hantera situationen. Nu vet ni kanske lite mer om hur det fugerar....

---   ---   ---

Ola Lövgren, lösningsutvecklare Axalon

---   ---   ---

Kommentarer

Populära inlägg i den här bloggen

Glöm inte slå på de nya Teamsfunktionerna

Semestern är över och vi är tillbaka på jobbet med Teamsmöten och andra trevliga aktiviteter.Det har hänt en hel del i Teams (och fortsätter att hända saker) i samband med semestern.Den största nyheten är att dina möten och samtal kan öppnas i ett eget, separat fönster, skilt från Teams-programmets huvudfönster. Det tillåter dig att lättare växla mellan mötet eller samtalet och dina resurser i Teams. Dessutom får du:Mötes- och samtalskontrollerna i övre kanten av mötes eller samtalsfönstret istället för i nedre delen av det. De kommer att finnas tillgängliga hela tiden (utan att du ska behöva vifta med muspekaren för att få igång dem) och de är inte i vägen för den delade skärmen eller videon som visas."Large gallery view" låter dig se upp till 49 videovisingar av deltagare samtidigt. Detta visningsläge är tillgängligt om mötet har 10 eller fler deltagare som har igång sin videokamera. För att slå på "Large gallery" går du till "Fler alternativ" (…) i möt…

Teams - Värdefulla tips för att hålla bra möten

Bra att tänka på vid Teams-mötenJustera vilka aviseringar som visas under tiden du är inne i ett möte. Förutom att aktivt välja inställningar för dina aviseringar bör du se på funktionen "Focus Assist" i Windows 10.
Sitt ostört och tänk på vad du har i bakgrunden (om du ska ha videokameran igång). Du vet väl att du kan göra bakgrunden suddig både innan och efter du kommit in i mötet (se punkt 4).
Tänk även på att rensa vilka fönster du har öppna på aktuellt skrivbord innan du går in i ett möte (speciellt om du redan innan vet att du ska dela din skärm med övriga deltagare). Det kan synas både pinsamma och konfidentiella saker om du inte tänkt på vilka fönster du har öppna då du delar skärm. För den avancerade användaren finns möjligheten att ha flera skrivbord igång i Windows. Du kan öppna ett nytt skrivbord just för mötet om du vill ha kvar dina arbetsfönster på ditt ordinarie skrivbord öppnade under mötet utan att de visas.
Kontrollera din utrustning innan du startar mötet.…

Digitalisera dina besluts- och ärendenprocesser på mindre än en vecka!

Hantering av styrande dokument, beslut, ärenden, resursbokningar, avtal, mm snabbt och enkelt Nu, om någonsin, är det viktigt för många verksamheter att kunna föra över sina manuella flöden till digitala flöden. Flödensom fungerar då folk arbetar hemifrån, på distans.

Jag upplever att många ännu inte sett och förstått potentialen med SharePoint vad gäller att snabbt och enkelt sätta upp system för digital hantering av besluts-, ärende, gransknings- och avtalsflöden.
Det handlar ofta om att på enkelt sätt se till att: Ett visst flöde följs.Att användarna, vid ett visst flödessteg, inte ska behöva välja vem de skickar dokumentet, ärendet eller förfrågan till, flödet kan ofta sköta detta automatiskt.Att användaren, om de själva ska välja vem som ska granska eller godkänna, bara kan välja mellan relevanta roller eller ett mindre urval av relevanta personer att skicka till.Att det säkerställs att rätt person tar beslutet vid varje steg i flödet.Att varje roll, snabbt och tydligt kan få en …